top
titulek

SMĚRNICE č. 10
ministerstva kultury České socialistické republiky ze dne 8. července 1969, čj. 10284/69 Sb., o evidenci a revizi knihovních fondů v knihovnách jednotné soustavy, ve znění směrnice ze dne 16. srpna 1983,
čj. 12 216/83-II/2*)

*) Reg. v částce 29/1977 Sb. a v částce 25/1983 Sb.
Ústř. Věstn. ČSR, 1983, č.4, s. 49-52
.

Pozn.: materiál "K problematice evidence a revize knihovnívh fondů v knihovnách zřizovaných obcemi" je zde, materiál "Sdělení MK ČR k žádosti o výklad platnosti a účinnosti zákona č. 563/91 SB. o účetnictví, ve věci správy, evidence a inventarizace knihovních, archivních a sbírkových fondů a mobiliářů" zde.



Ministerstvo kultury České socialistické republiky vydává v dohodě s Českým státním statistickým úřadem, ministerstvem financí a ostatními zúčastněnými orgány České socialistické republiky podle § 12 zákona č. 53/1959 Sb., o jednotné soustavě knihoven, tyto směrnice o evidenci a revizi knihovních fondů v knihovnách jednotné soustavy:

§ 1

Úvodní ustanovení

  1. Účelem těchto směrnic je úprava způsobu evidence a revize knihovních fondů knihoven jednotné soustavy, tj. knih, časopisů, novin, gramofonových desek, mikrofilmů a všech ostatních druhů tištěné i netištěné literatury, audiovizuálních a ostatních informačních materiálů, které byly knihovnou získány pro plnění jejích úkolů a zařazeny do jejích fondů.
  2. Orgány, které knihovny řídí a spravují, a udržovatelé knihoven odpovídají za řádné budování, evidenci, zpracování, zpřístupňování a ochranu knihovních fondů.

§2

Zásady pro evidenci knihovních fondů

  1. Evidovány jsou knihovní jednotky, tj. každý samostatný svazek knihy, svazek časopisu a novin, norma, patentový spis, gramofonová deska, separát, mikrofilm nebo fotokopie knihy, její části, článku z časopisu a ostatní samostatně vydané nebo samostatně zhotovené jednotky tištěné i netištěné literatury, audiovizuálních a ostatních informačních materiálů s výjimkou materiálů, zpracovávaných skupinově. U novin a časopisů je knihovní jednotkou ukončený (výjimečně i neúplný) ročník nebo svazek. U děl vycházejících postupně po jednotlivých sešitech je knihovní jednotkou svazek. Jednotlivá čísla novin a časopisů a jednotlivé sešity děl takto vydávaných se evidují v pomocné evidenci (§4). V pomocné evidenci se eviduje rovněž literatura, získaná za účelem výměny (§5).

  2. Evidence knihovních fondů se provádí při získávání a vyřazování literatury a týká se těchto pracovních úseků:

    1. vedení přírůstkového seznamu,
    2. pomocné evidence docházejících periodik a děl, vycházejících v sešitech,
    3. pomocné evidence publikací získaných a odesílaných na výměnu,
    4. vedení seznamu úbytků,
    5. revize fondů,
    6. vyřazování literatury,
    7. nakládání s vyřazenými knihovními jednotkami.

§ 3

Vedení přírůstkového seznamu

  1. Všechny knihovní jednotky získané knihovnou pro její knihovní fond se neprodleně zaznamenávají do přírůstkového seznamu.

  2. Každá knihovna vede pouze jediný základní přírůstkový seznam. Podle potřeb knihovny mohou jeho součástí být:

    1. přírůstkové seznamy dílčích knihoven nebo poboček,
    2. přírůstkové seznamy samostatných sbírek speciálních druhů literatury (například norem, patentů, mikrofilmů, separátů, časopisů, brožur časové povahy, gramofonových desek, informačních materiálů s omezenou dobou platnosti, skript, učebnic atd.), pokud jsou knihovnou získávány ve větším množství a je vhodné, aby tvořily samostatný fond.

  3. V úvodních údajích přírůstkového seznamu se uvede jeho částečné vymezení a rozsah. V úvodních údajích základního přírůstkového seznamu jsou evidovány zároveň názvy a rozsah přírůstkových seznamů uvedených v odstavci 2 pod bodem a) a b), pokud jsou v knihovně zavedeny.

  4. Zápis v přírůstkovém seznamu obsahuje zpravidla tyto údaje:

    1. datum zápisu,
    2. přírůstkové číslo,
    3. autor, název, místo a rok vydání publikace,
    4. cena publikace a popřípadě cena vazby,
    5. odkaz na doklady o příjmu.

  5. Rozsah údajů v přírůstkových seznamech, uvedených v odstavci 2 pod bodem b) se přizpůsobí charakteru literatury, popřípadě způsobu jejího získávání, její omezené časové platnosti nebo jiným okolnostem. Evidence skupinově zpracovávaných materiálů (může se týkat například samostatných fondů drobné firemní literatury, letáků, separátů apod.) se přizpůsobí charakteru těchto materiálů a způsobu jejich odborného knihovnického zpracování.

  6. Forma přírůstkového seznamu musí umožňovat kontrolu nezaměnitelnosti jednotlivých záznamů.

§ 4

Evidence docházejících periodik a děl vycházejících v sešitech

  1. Jednotlivá čísla nebo svazky běžného ročníku docházejících periodik a děl vycházejících v sešitech se neprodleně po jejich dodání do knihovny evidují v pomocné evidenci. Ukončené ročníky nebo samostatné svazky docházejících periodik a ukončené svazky děl, vycházejících v sešitech (knihovní jednotky) se zapisují do přírůstkového seznamu.

  2. Pomocná evidence docházejících periodik obsahuje zpravidla tyto údaje:

    1. název periodika a periodicitu,
    2. údaje o placení předplatného,
    3. záznamy došlých čísel nebo svazků a případně data urgencí.

  3. Pomocná evidence docházejících periodik se vede zpravidla na samostatných kartách, uspořádaných abecedně podle názvů periodik.

  4. Obdobným způsobem se v pomocné evidenci vedou i díla vycházející v sešitech.

§ 5

Evidence literatury získané a odesílané na výměnu

  1. Neperiodické publikace a kompletní ročníky nebo svazky periodik získané pro účely výměny se evidují v pomocné evidenci. Její forma musí umožňovat kontrolu nezaměnitelnosti jednotlivých záznamů.

  2. Evidují se zpravidla tyto údaje:

    1. datum zápisu,
    2. pořadové číslo,
    3. autor, název,
    4. místo a rok vydání,
    5. odkaz na doklad o příjmu,
    6. cena publikace a údaje o odeslání,
    7. komu odeslána.

  3. Knihovny, které získají pro účely výměny zpravidla větší počet výtisků téže publikace, evidují odesílání jednotlivých publikací v samostatné evidenci, vedené na kartách. V tom případě zapisují do seznamu literatury na výměnu společně získané výtisky téže publikace souhrnně s uvedením jejich počtu. Evidenční karty publikací, odesílaných na výměnu, obsahují zpravidla tyto údaje:

    1. pořadové číslo zápisu v seznamu literatury na výměnu,
    2. autor, název, místo a rok vydání publikace,
    3. počet výtisků,
    4. cena za 1 výtisk,
    5. komu byly jednotlivé výtisky odeslány a údaje o odeslání.

  4. Běžná periodika získaná pro účely výměny se evidují na základě obdržených faktur formou, jak musí umožňovat kontrolu nezaměnitelnosti jednotlivých záznamů. Evidují se zpravidla tyto údaje:

    1. datum zápisu,
    2. pořadové číslo zápisu,
    3. údaje o faktuře.

  5. Běžná periodika odesílaná na výměnu se evidují na evidenčních kartách. Evidují se zpravidla tyto údaje:

    1. název periodika a periodicita,
    2. pořadová čísla zápisu v evidenci obdržených faktur za běžná periodika na výměnu,
    3. výše ročního předplatného,
    4. počet objednaných výtisků,
    5. adresy nebo značky partnerů,
    6. záznamy odesílaných čísel nebo svazků a údaj o odeslání v případě, že periodikum není odesíláno partnerovi přímo administrací nebo Poštovní novinovou službou.

  6. Součástí této evidence jsou přírůstková čísla knihovních jednotek, zařazených do fondu knihovny.

§ 6

Vedení seznamu úbytků

  1. Úbytky knihovních jednotek (ztrátou, vyřazením, zničením apod.) se zapisují do seznamu úbytků.

  2. Zápis v seznamu úbytků obsahuje zpravidla tyto údaje:

    1. datum zápisu,
    2. pořadové číslo záznamu,
    3. přírůstkové číslo a případně i signatura, autor, název a cena odepisované knihovní jednotky,
    4. důvod odpisu s odvoláním na příslušný doklad, pokud nejde o materiály s omezenou dobou platnosti.

  3. Jde-li o hromadně odepisovanou literaturu, sepsanou ve zvláštním seznamu, který obsahuje údaje, uvedené v předchozím odstavci, lze v seznamu úbytků uvést pouze odpovídající první a poslední pořadové číslo seznamu úbytků a odkaz na příslušný seznam hromadně vyřazované literatury.

  4. Každá knihovna vede pouze jediný seznam úbytků, jehož součástí mohou být seznamy úbytků dílčích knihoven, poboček a samostatných sbírek speciálních druhů literatury, pro které se vedou přírůstkové seznamy podle § 3 odst. 2. Rozsah údajů v těchto seznamech úbytků a forma těchto seznamů se přizpůsobí příslušným přírůstkovým seznamům.

  5. Spojitost evidenčních zápisů se zajišťuje uvedením pořadového čísla záznamu seznamu úbytků v seznamu přírůstkovém.

§ 7

Revize knihovních fondů

  1. Inventarizace knihovních fondů se provádí formou jejich revize. Účelem revize je porovnání skutečného stavu knihovních jednotek se stavem evidovaným za účelem zjištění:

    1. případného rozdílu mezi oběma stavy,
    2. nedostatků
    3. v evidenci knihovních fondů,
    4. nedostatků v organizaci a uchovávání knihovních fondů.

  2. Revize se provádí:

    1. soustavně, a to v rozsahu, uvedeném v každoročním plánu činnosti knihovny. Rozsah revizních prací stanoví v souladu s úkoly a činností knihovny a úměrně potřebám ochrany knihovních fondů u samostatných knihoven (samostatná organizace) vedoucí knihovny, u knihoven, které jsou součástí organizace, vedoucí této organizace na návrh vedoucího knihovny (dále jen vedoucí organizace)*)
      *) Při stanovení rozsahu revizních prací může být jako k orientačnímu plánovacímu ukazateli přihlédnuto ke zvyklosti, že úplná revize se zpravidla provádí v knihovnách do 5000 knihovních jednotek během tří let, v knihovnách do 100 000 knihovních jednotek během pěti let, v knihovnách nad 100 000 knihovních jednotek během deseti let. Pro revize volně přístupných fondů se prodlužování těchto lhůt zásadně nedoporučuje. Revize fondů skladovaných v uzavřených skladištích, zvl. v knihovně prezenční, může být na základě příznivých výsledků výjimečně uzavřena i po zrevidování pouze části knihovního fondu.
    2. mimořádně, nařídí-li revizi nadřízené orgány nebo je-li třeba zjistit skutečný stav (například po mimořádné události, přemístění knihovny apod.),
    3. mimořádně při změně pracovníků, odpovědných podle pracovního řádu knihovny za knihovní fond. Pokud by tato revize podstatně omezila provoz knihovny, je možno po dohodě zúčastněných stran provést pouze revizi zkrácenou, spočívající v porovnání celkového počtu knihovních jednotek podle skutečného stavu a podle evidenčních podkladů.

  3. Revizi zajišťuje v knihovnách, ve kterých to rozsah revizních prací vyžaduje, revizní oddělení. V ostatních knihovnách revizi řídí nejméně dvoučlenná revizní komise. Předsedu a členy komise jmenuje vedoucí organizace. Zaměstnanec pověřený správou skladiště se účastní práce komise, nemůže však být jejím členem.

  4. O výsledku revize se sepisuje protokol, ve kterém se uvede zejména:

    1. rozsah revize (úsek knihovního fondu, který byl revidován a počet revidovaných knihovních jednotek),
    2. doba revize (datum započetí a skončení revizních prací),
    3. evidenční podklady, použité při revizi,v
    4. jména pracovníků, kteří revizi prováděli,
    5. zjištěné skutečnosti, zvláště případný nesoulad mezi skutečným a evidenčním stavem.
    6. Přílohou protokolu je seznam nezvěstných knihovních jednotek mimo případ, že byla provedena jenom zkrácená revize podle § 7 odst. 2 bod c) těchto směrnic. Jestliže současně s revizí bylo zjištěno i opotřebení knihovních jednotek nebo se prováděla obsahová prověrka fondu, je další přílohou protokolu seznam literatury, navržené k vyřazení (§ 8 odst. 5).

  5. Na základě protokolu revizní komise zahájí knihovna pátrání po nezvěstné literatuře. Po vyčerpání všech vhodných možností k nalezení nezvěstné literatury se pátrání uzavře a vedoucí organizace rozhodne na podkladě protokolu o revizi a výsledku pátrání o odpisu ztrát z eventuálních dalších opatřeních k zlepšení ochrany fondů.

  6. Přesahuje-li výše zjištěných ztrát přiměřený rozsah, je třeba zjistit a odstranit jejich příčiny, popřípadě provést další vhodná opatření pro zlepšení ochrany knihovních fondů. Orientačním ukazatelem k posouzení přiměřeného rozsahu ztrát, které vyplývají z rizika činnosti knihovny a které je proto možno odepsat bez řízení o náhradě škody, je počet knihovních jednotek, odpovídající maximálně 0,5 % výpůjček za období od poslední revize. Tento orientační ukazatel vychází z předpokladu, že jde o knihovnu, ve které jsou dodrženy všechny podmínky řádné ochrany knihovního fondu a která

    1. půjčuje čtenářům literaturu domů (tj. není knihovnou prezenční),
    2. má určitou část fondu volně přístupnou.


  7. Odpovědnost pracovníků knihoven za náhradu škody na knihovních fondech upravují obecné předpisy o odpovědnosti za školu způsobenou při plnění pracovních úkolů nebo přímé souvislosti s ním. *)
    *) §172 a násl. zákoníku práce

§ 8

Vyřazování literatury

  1. Vyřazování literatury je spolu s doplňováním knihovních fondů součástí jejich soustavného a plánovitého budování. Podkladem pro budování knihovních fondů jsou úkoly knihoven stanovené jejich statutem (kulturně výchovné, odborné, konzervační, vědecké apod.) a oborová specializace knihovny. Na tomto podkladě vedoucí organizace nebo jím pověřený pracovník, který schvaluje plány doplňování knihovních fondů, schvaluje i návrhy na vyřazování literatury z knihovních fondů.

  2. Na základě úkolů knihovny a její oborové specializace je v knihovnách jednotné soustavy vyřazována:

    1. literatura, která neodpovídá odborném zaměření knihovny a jejím úkolům,
    2. multiplikáty, event. duplikáty literatury, která byla z hlediska úkolů knihovny plně nahrazena novými vydáními nebo novou literaturou nebo která po obsahové stránce zastarala a její další uchovávání ve stávajícím počtu výtisků si úkoly knihovny nevyžadují.

  3. Ve vědeckých knihovnách je při vyřazování zpravidla zachovávána úplná historická návaznost v hlavních oborech zaměření knihovny.

  4. Ve vědeckých a odborných knihovnách, které neplní úkoly konzervační nebo neshromažďují literaturu některých oborů v relativní úplnosti a v knihovnách kulturně výchovného charakteru se vyřazuje kromě literatury uvedené v § 8 odst. 2 zejména:

    1. zastaralá agitační literatura časové povahy,
    2. publikace opotřebované a neúplné nebo příliš poškozené.



  5. Podkladem pro vyřazování je vypracování seznamu literatury, navržené k vyřazení. Návrh připraví komise, jmenovaná vedoucím organizace. Členy komise mohou být pracovníci knihovny a pracovníci organizace, jíž je knihovna součástí. .

  6. O vyřazení literatury rozhoduje na základě předloženého návrhu vedoucí organizace. Na základě tohoto rozhodnutí se provede odpis vyřazené literatury v seznamu úbytků a číslo položky seznamu úbytků se uvede u příslušného záznamu v přírůstkovém seznamu. Toto rozhodnutí není třeba u literatury s omezenou dobou platnosti.

§ 9

Nakládání s vyřazenými knihovními jednotkami

  1. Orgány, které rozhodují o vyřazování literatury, jsou odpovědné za správné nakládání s vyřazenými knihovními jednotkami. Po zřízení příslušného oborového nebo ústředního rezervního fondu nabídnou knihovny vyřazenou literaturu do tohoto fondu.

  2. Není-li zřízen rezervní fond, lze vyřazené knihovní jednotky

    1. vyměnit s jinou knihovnou,
    2. převést do správy jiné organizace,
    3. prodat antikvariátu,
    4. prodat občanu,
    5. odevzdat do sběru, nemají-li žádnou kulturní hodnotu.

    S vyřazenou literaturou lze nakládat pouze v uvedeném pořadí. Toto ustanovení se nevztahuje na literaturu s omezenou dobou platnosti.

  3. K nakládání s vyřazenými knihovními jednotkami podle bodu c), d) a e), pokud jde o duplikáty a multiplikáty, je třeba u knihoven místní působnosti vyjádření knihovny organizačně nebo metodicky nejblíže nadřazené, pokud možno stejného oborového zaměření. Cílem je, aby bylo zabráněno kulturním škodám.

  4. O nakládání s vyřazenými knihovními jednotkami kterýmkoliv ze způsobů uvedených v § 9 odst. 2 musí mít knihovna příslušné doklady.

§ 10

Závěrečná ustanovení

  1. Ministerstvo kultury České socialistické republiky po dohodě s řídícím orgánem příslušné sítě může ze závažných důvodů povolit výjimky z těchto směrnic.

  2. Směrnice nabývají účinnosti dnem 15. července 1969.*)

*) Ustanovení § 7 odst. 7 nabývá účinnosti dnem 1. září 1983.

V Praze dne 8. července 1969

7.2.2000 | Webmaster | Na hlavní stranu | Zpět nahoru |


O Národní knihovně || Odborné činnosti || Publikační činnost || Aktuálně ||
Slovanská knihovna || Informace pro uživatele || Služby || Knihovní fondy ||
Katalogy a databáze || Referenčni centrum
Informace pro knihovny a vydavatele
Copyright (c) 2000 - Národní knihovna ČR, Internet SERVIS, a.s.
All rights Reserved