top
titulek

Zásady a směrnice pro mezinárodní meziknihovní výpůjční služby (překlad)

 /Zdroj: Metodický zpravodaj (SVMK), č. 3 (1989), s. 169-180./

Vzájemné využívání jednotlivých fondů je nezbytnou součástí mezinárodní spolupráce knihoven. Knihovny zcela soběstačné při uspokojování informačních potřeb všech svých uživatelů dnes již neexistují - v obdobné situaci jsou i celé státní informační systémy. Mají-li být služby knihoven určitého státu efektivní, je nutné zvolit takové pracovní metody, které uživatelům zpřístupní i dokumenty uložené ve fondech zahraničních knihoven. Cílem MMVS je vzájemné poskytování potřebné a nedostupné literatury spolehlivými a rychlými cestami.

 Předpokládaná směrnice byla schválena Stálým výborem Sekce IFLA pro mezinárodní meziknihovní výpůjční služby v roce 1978 a upravena roku 1987; jde o podstatnou revizi pravidel, které přijala IFLA roku 1954. Směrnice není - a ani nemůže být - závazná a každý stát si musí vypracovat vlastní metodiku služeb; je základním východiskem pro vypracování takových dokumentů v jednotlivých státech a knihovnách. Je uvedena Zásadami mezinárodních meziknihovních výpůjčních služeb, jejichž dřívější a částečně pozměněná verze byla roku 1976 schválena národními knihovnami a Stálým výborem Sekce IFLA pro mezinárodní meziknihovní výpůjční služby. Dále je směrnice doplněna komentářem, jehož účelem je objasnit a rozvést některé aspekty směrnice.
 

Zásady pro mezinárodní meziknihovní výpůjční služby

  1. Doporučuje se, aby každý stát převzal odpovědnost za to, že poskytne kterémukoliv jinému státu formou výpůjčky originálu nebo kopie publikace ze své současné produkce, ale v rámci možností i publikace staršího data. Tuto odpovědnost může plnit různým způsobem; zvlášť výhodné jsou národní výpůjční fondy.
  2. Každý stát by měl mít jedno nebo více národních ústředí, která koordinují činnost jak při příjmu, tak odesílání požadavků na mezinárodní meziknihovní výpůjční služby. Tam, kde je národní knihovna, měla by být tato ústředí její součástí, nebo s ní úzce spolupracovat.
  3. Každý stát by měl usilovat o vybudování účinného vnitrostátního systému meziknihovních výpůjčních služeb, neboť tento systém je podstatnou součástí infrastruktury mezinárodních meziknihovních výpůjčních služeb.
  4. Pokud je to možné, měly by být místo výpůjček původních dokumentů poskytovány jejich kopie nebo mikrofilmy.
  5. Zasílání a vracení dokumentů má být co nejrychlejší. Tam, kde je to možné, mělo by  být využíváno letecké pošty.
  6. Všechny zúčastněné instituce - žádající knihovna, jakékoliv mezičlánky i poskytující knihovna - mají žádanky vybavovat rychle a pečlivě.
  7. Je třeba  vypracovat a osvojit si standardní a jednoduché postupy, zejména při žádání dokumentů a při nárokování úhrady výdajů.

Směrnice

Poznámka: termín "meziknihovní výpůjční služby" je používán dále i ve smyslu zasílání jakýchkoli forem kopií namísto originálů.

1. Všeobecné ustanovení

 Každá knihovna by měla v souladu s celostátně přijatými předpisy využívat co nejúčinnějších metod při zjišťování dostupnosti žádaných dokumentů a při předávání požadavků.

Komentář

Pro většinu uživatelů má prvořadý význam rychlost vyřízení požadavku. Je třeba vynaložit veškeré úsilí na uplatňování pracovních postupů, které jsou jednoduché a časově nenáročné. Vyřizování požadavků na mezinárodní meziknihovní výpůjční služby trvá často déle, než vyřizování požadavků vnitrostátních, proto je nezbytné pracovní postupy zjednodušit v zájmu jejich zrychlení. Všechna sdělení mají být jasná, jednoznačná a čitelná, aby se předešlo nedorozumění z důvodu jazykových bariér.

2.  Národní ústředí mezinárodních meziknihovních výpůjčních služeb

2.1  Každá země (v případě federativního uspořádání každý jednotlivý stát nebo provincie) by měl mít ústředí, které plní aktivní úlohu v mezinárodních meziknihovních výpůjčních službách. Jeho hlavní funkce by měly být tyto:

a) působit jako ústředí pro příjem požadavků ze zahraničí a pro jejich předávání knihovnám svého státu, pokud není možný nebo obecně přijatý přímý přístup k fondům;
b) působit jako ústředí pro předávání požadavků knihoven svého státu do zahraničí, pokud není možný nebo obecně přijatý přímý přístup;
c) poskytovat, pokud je třeba, pomoc při bibliografickém ověřování požadavků s cílem zajistit, aby požadavky zasílané do zahraničí měly požadovanou úroveň;
d) shromažďovat statistické informace o mezinárodních meziknihovních výpůjčních službách v rámci svého státu a tyto údaje pravidelně zasílat Úřadu pro mezinárodní meziknihovní výpůjční služby IFLA.

2.2  Ústředí mezinárodních meziknihovních výpůjčních služeb mohou a (kde je to možné) mají
 vykonávat též tyto funkce:

a) plnit úlohu koordinátora vnitrostátních meziknihovních výpůjčních služeb;
b) působit jako hlavní národní ústředí pro budování, kontrolu a aktualizaci souborných katalogů;
c) mít přímý přístup k významným knihovním fondům svého státu;
d)  poskytovat informace o mezinárodních meziknihovních výpůjčních službách;
e)  nést odpovědnost za plánování, rozvoj a kontrolu účinného vnitrostátního systému meziknihovních výpůjčních služeb, pokud tuto funkci neplní přiměřeným způsobem jiná instituce.

Komentář

2.  Stanovení nebo zřízení národních ústředí vykonávajících funkce podle bodu 2.1 a 2.2 se důrazně doporučuje, neboť se jedná o nejvýkonnější a nejúčinnější způsob plnění těchto funkcí. V těch státech, kde takové národní ústředí nebylo stanoveno ani zřízeno,se doporučuje:

2.1a Vydávat co možná nejobsažnější informativní příručky, které by usnadnily směrování požadavků ze zahraničí.
2.1b V případě výpůjček originálů by měly jednotlivé knihovny převzít odpovědnost za to, že před odesláním požadavků do zahraničí ověří nedostupnost dokumentů z fondů knihoven vlastní země. Viz dále bod 3.4.
2.1c Nadále je třeba na národní úrovni shromažďovat statistické údaje nezbytné pro sledování vývojových trendů a efektivity mezinárodních meziknihovních výpůjčních služeb.
2.1d Má-li země bez národního ústředí dostát svým závazkům a efektivně vyřizovat požadavky ze zahraničí, musí důsledně dodržovat zásady koordinace. Koordinační orgán může plnit některé z funkcí národního ústředí.

3.  Postup při žádání dokumentů

3.1  Všechny písemné požadavky by měly být na formulářích  schválených IFLA, pokud knihovna, jíž jsou požadavky zasílány, nestanoví jinak. Požadavky předávané dálnopisem nebo elektronickou poštou by měly odpovídat přijatým normám.
3.2  Aby se do zahraničí neposílaly neúplné nebo nepřesné požadavky, měla by žádající knihovna pečlivě ověřit bibliografické údaje žádaného dokumentu a uvést, pokud je to možné, pramen citace. Kde je to nutné nebo vhodné ověří nebo doplní bibliografické údaje národní ústředí.
3.3  Žádající knihovny by měly vést evidenci všech požadavků a každá z nich by měla mít vlastní pořadové číslo.
3.4  Před odesláním požadavků o výpůjčky dokumentů do zahraničí je třeba svědomitě prověřit jejich skutečnou nedostupnost na území vlastního státu. Přechodně nedostupné, tj. vypůjčené dokumenty by se měly prostřednictvím mezinárodních meziknihovních výpůjčních služeb vyžadovat pouze ve výjimečných případech.

Komentář

 Požadavky výpůjčky by měly obvykle procházet národním ústředím. Jedině tak lze zjistit, zda je požadovaný dokument na území státu skutečně nedostupný. V opačném případě by byly výpůjčky ze zahraničí neúměrně nákladné. Může nastat situace, kdy je jednodušší, levnější a rychlejší požadovat dokument přímo ze zahraničí (např. je-li známa jediná lokace dokumentu mimo území vlastního státu), nicméně i v tomto případě by mělo být národní ústředí informováno. Požadavky o kopie lze, je-li to účelné, zasílat přímo zahraničním knihovnám, přičemž se nemusí nutně jednat o knihovny země původu dokumentu.
3.1  Pokud je to možné, měly by být formuláře vyplňovány psacím strojem.
3.2  Neúplné požadavky jsou příčinou zpoždění a mohou být vráceny k dalšímu ověření.
3.3  Tam, kde je požadavek neúplný z toho důvodu, že žádající knihovna nemá dostatek bibliografických pramenů k jeho ověření, mělo by požadavek před jeho odesláním ověřit národní ústředí.
3.4  Nejsou-li národní souborné katalogy výpůjčních fondů všeobecně dostupné, odpovídá za ověřování nedostupnosti příslušné národní ústředí.
3.5  Za prostředky rychlého vybavování požadavků na mezinárodní meziknihovni výpůjční služby se považují: letecká pošta, telex, telefax, přímý přenos prostřednictvím výpočetní techniky a elektronická pošta.

4.  Postup při poskytování dokumentů

4.1  Každá země odpovídá zejména za zpřístupnění své národní tiskové produkce prostřednictvím   mezinárodních meziknihovních výpůjčních služeb. Žádný stát ani knihovna nemají za povinnost žádaná díla poskytovat, měly by nicméně zaměřit veškeré úsilí na to, aby požadavky ze zahraničí byly uspokojeny.
4.2  Dokumenty by měly být zaslány přímo žádající knihovně, pokud není z administrativních důvodů výslovně požadováno, aby byly zaslány národnímu ústředí.
4.3  Všechny zapůjčené dokumenty by měly být zřetelně označeny názvem knihovny, do jejíhož majetku patří.
4.4  Zásilky s dokumenty odesílanými jako vyřízení požadavků by měly být zřetelně označeny textem: INTERNATIONAL LOANS BETWEEN LIBRARIES.
4.5  Knihovny by neměly požadavky ze zahraničí vyřizovat déle než týden (resp. dva týdny, jedná-li se o obtížně zpracovatelné požadavky), poté by měly žádaný dokument poskytnout nebo vrátit žádanku národnímu ústředí či žádající knihovně.
4.6  Není-li možno požadavek vyřídit, je třeba to ihned oznámit žádající knihovně.
4.7  Předpokládá-li se, že se vyřízení žádanky zdrží, měla by být o tom žádající knihovna okamžitě informována.

Komentář

4.1  Zvlášť se zdůrazňuje odpovědnost každého státu za poskytování děl národní tištěné produkce: bez přijetí této odpovědnosti je vážně ohrožena jak dostupnost, tak pohotovost poskytování dokumentů. Tato odpovědnost je podstatnou součástí Všeobecné dostupnosti publikací (UAP)
4.4 Zřetelné označení vnějšího obalu zásilky je nutné proto, aby se předešlo problémům s celním odbavením.
4.5 Za obtížně zpracovatelné požadavky se považují ty, které vyžadují důkladnější bibliografické ověření, a požadavky, pro jejichž vyřízení je třeba zhotovit kopie dokumentů většího rozsahu (např.mikrofilmy knih).
4.6+4.7  Neinformuje-li požádaná knihovna žádající knihovnu o své neschopnosti požadavek vyřídit, zdržuje tak a znejisťuje proces jeho uspokojení. Země bez národního ústředí by měly nevyřízené požadavky předávat co nejrychleji jiným knihovnám. Nelze-li zajistit rychlý oběh požadavků, měly by se ihned vrátit žádající knihovně.

5. Podmínky poskytování dokumentů

5.1  Při poskytování kopií musí žádající i poskytující knihovna respektovat všechna ustanovení autorskoprávní ochrany.
5.2  Dokumenty půjčené v knihovně v originále mají být  využívány v souladu s obvyklými předpisy, pokud poskytující knihovna neurčí jiné podmínky.
5.3  Pro zasílání dokumentů by se měl využívat co nejrychlejší způsob poštovní přepravy.

Komentář

5.3  Je zřejmé, že v některých případech není možno použít leteckou poštu, i když je to žádoucí, neboť náklady s tím spojené nemůže převzít ani žádající, ani poskytující knihovna. Využívání rychlé poštovní přepravy se nicméně naléhavě doporučuje: zdlouhavá přeprava může některé knihovny vést k odmítání poskytovat výpůjčky a nepříznivě tak ovlivnit uspokojování uživatelů.

6.  Výpůjční lhůta

6.1  Výpůjční lhůta má být ve všech případech specifikována a jasně stanovena; je obvykle jeden měsíc, přičemž se nepočítá doba, nutná pro odeslání a vracení dokumentů. Knihovna, která dokumenty poskytuje, může stanovenou lhůtu prodloužit nebo zkrátit.
6.2  Žádost o prodloužení výpůjční lhůty má být zaslána s předstihem, aby ji poskytující knihovna obdržela před uplynutím stanovené lhůty.

7.  Postup při vracení dokumentů

7.1  Při vracení vypůjčených dokumentů by se mělo použít co nejrychlejších způsobů poštovní dopravy. Zásilky by měly být označeny textem: INTERNATIONAL LOANS BETWEEN LIBRARIES.
7.2  Knihovny, které dokumenty vracejí, by měly dodržet všechny zvláštní podmínky týkající se balení, evidence apod., stanovené poskytující knihovnou.
7.3  Dokumenty mají být vráceny poskytující knihovně, pokud není zvlášť dohodnuto jejich vrácení národnímu ústředí.

Komentář

7.2  Zvláštní podmínky se mohou týkat speciálního balení dokumentů z křehkých materiálů nebo evidence vzácných dokumentů.

8.  Příjem

Pokud není dohodnuto jinak, příjem dokumentu ani jeho vrácení se poskytující knihovně nepotvrzuje.

9.  Odpovědnost za ztrátu nebo škodu

Od chvíle, kdy knihovna odešle dokument žádající knihovně, až do doby jeho vrácení přebírá obvykle odpovědnost za každou ztrátu nebo způsobenou škodu žádající knihovna, která uhradí poskytující knihovně plnou odhadní cenu této ztráty nebo škody, včetně vzniklých administrativních výdajů, pokud je jejich úhrada požadována.

Komentář

Je v zájmu všech zúčastněných zajistit pro přepravované dokumenty přiměřené obaly. Nároky na náhradu poškozených nebo ztracených dokumentů uplatňované poskytujícími knihovnami nelze považovat za oprávněné, pokud při odesílání použily nevhodné obaly. Předpokládá se, že poskytující knihovny budou napomáhat při pátrání po dokumentech ztracených či poškozených během poštovní přepravy.

10. Úhrada výdajů

Procedury spojené s vybíráním poplatků a úhradou výdajů by měly být co nejjednodušší. Úhrada má být požadována nebo od ní může být upuštěno na základě vzájemné dohody mezi dvěma státy nebo zúčastněnými knihovnami. Mělo by být upuštěno také od úhrady výdajů mezi národními ústředími nebo jednotlivými knihovnami, které vzájemně získávají a poskytují přibližně stejné množství kladně vyřízených požadavků. Od úhrady může být také upuštěno, jestliže je množství dokumentů poskytnutých určitému státu nebo knihovně pod    hranicí efektivnosti vybírání poplatků.

Komentář

K zjednodušeným procedurám úhrady výdajů patří:

a) předplatné - národní ústředí nebo knihovny zakupují předem určitý počet kupónů, které potom v odpovídajícím počtu zasílají s každou žádankou;
a) depozitní účty - žádající knihovna deponuje u poskytující určitou částku, ze které se odečítají poplatky za každý zaslaný dokument;
c)  paušální poplatky - neuhrazují se náklady na jednotlivé úkony, ale průměrné náklady; nebo se používá uhrazování poplatků, jejichž výše je odvozena od určitého limitovaného počtu zpracovaných jednotek.Obě metody lze kombinovat se systémem předplatného nebo depozitních účtů.

Úhrady výdajů provádějí národní ústředí, která mohou žádat náhradu od knihoven svého státu, nebo přímo knihovny, které si půjčují mezinárodní meziknihovni výpůjční službou, a to v závislosti na vžité praxi státu, který služby poskytuje. Podmínky poskytujících knihoven vztahující se ke způsobu úhrady nákladů - formulované jasně a jednoduše - je nutné bezpodmínečně respektovat.
Úhrada výdajů za výpůjčky originálů a za poskytování kopií může být v praxi různá: dva státy nebo skupina států se např. mohou dohodnout, že upustí od úhrady za výpůjčky originálů, nikoliv však za poskytování kopií.

11.  Statistika

Knihovny vykonávající mezinárodní meziknihovní výpůjční služby by měly vést statistiku o počtu požadavků, které obdrží od knihoven jiných států, o počtu požadavků, které samy zašlou, a o počtu kladně vyřízených žádanek v obou případech. Tyto statistické údaje by měly být každoročně předávány národnímu ústředí nebo národní asociaci k odeslání do Úřadu pro mezinárodní meziknihovní výpůjční službu IFLA.

Komentář

Ke statistickým údajům, které by se měly shromažďovat, patří:

1. Celkový počet požadavků zaslaných do zahraničí a počet těch, které byly vyřízeny

 a) výpůjčkou originálu
 b)poskytnutímkopie

2.  Celkový počet požadavků došlých ze zahraničí a počet těch, které byly vyřízeny

a)  výpůjčkou originálu
b)  poskytnutím kopie

Tam, kde není možné shromáždit údaje o všech kladně vyřízených požadavcích, je možné provést odhad na základě průzkumu určitého vzorku. Podrobnější výklad doporučení týkajících se statistiky je uveřejněn v: IFLA Journal, 3, 1977, č. 2, s. 117-126 (International lending statistics).

Literatura

1.  Interlending Review, 7, 1979, č. 1, s. 14-17. Slovenský překlad v: Čitateĺ, 29, 1980, č. 6, příloha.
2.  Interlending and Document Supply, 12, 1984, č. 4, s. 73.
 
 

9.2.2000 | Webmaster | Na hlavní stranu | Zpět nahoru |


O Národní knihovně || Odborné činnosti || Publikační činnost || Aktuálně ||
Slovanská knihovna || Informace pro uživatele || Služby || Knihovní fondy ||
Katalogy a databáze || Referenčni centrum
Informace pro knihovny a vydavatele
Copyright (c) 2000 - Národní knihovna ČR, Internet SERVIS, a.s.
All rights Reserved