Zásady a směrnice pro mezinárodní
meziknihovní výpůjční služby (překlad)
/Zdroj: Metodický zpravodaj (SVMK), č. 3 (1989), s.
169-180./
Vzájemné využívání jednotlivých fondů je nezbytnou
součástí mezinárodní spolupráce knihoven. Knihovny zcela
soběstačné při uspokojování informačních potřeb všech
svých uživatelů dnes již neexistují - v obdobné situaci
jsou i celé státní informační systémy. Mají-li být
služby knihoven určitého státu efektivní, je nutné zvolit
takové pracovní metody, které uživatelům zpřístupní i
dokumenty uložené ve fondech zahraničních knihoven. Cílem
MMVS je vzájemné poskytování potřebné a nedostupné
literatury spolehlivými a rychlými cestami.
Předpokládaná směrnice byla schválena Stálým výborem
Sekce IFLA pro mezinárodní meziknihovní výpůjční služby v
roce 1978 a upravena roku 1987; jde o podstatnou revizi pravidel,
které přijala IFLA roku 1954. Směrnice není - a ani nemůže
být - závazná a každý stát si musí vypracovat vlastní
metodiku služeb; je základním východiskem pro vypracování
takových dokumentů v jednotlivých státech a knihovnách. Je
uvedena Zásadami mezinárodních meziknihovních výpůjčních
služeb, jejichž dřívější a částečně pozměněná verze
byla roku 1976 schválena národními knihovnami a Stálým
výborem Sekce IFLA pro mezinárodní meziknihovní výpůjční
služby. Dále je směrnice doplněna komentářem, jehož
účelem je objasnit a rozvést některé aspekty směrnice.
Zásady pro mezinárodní meziknihovní výpůjční služby
- Doporučuje se, aby každý stát převzal odpovědnost
za to, že poskytne kterémukoliv jinému státu formou
výpůjčky originálu nebo kopie publikace ze své
současné produkce, ale v rámci možností i publikace
staršího data. Tuto odpovědnost může plnit různým
způsobem; zvlášť výhodné jsou národní
výpůjční fondy.
- Každý stát by měl mít jedno nebo více národních
ústředí, která koordinují činnost jak při
příjmu, tak odesílání požadavků na mezinárodní
meziknihovní výpůjční služby. Tam, kde je národní
knihovna, měla by být tato ústředí její
součástí, nebo s ní úzce spolupracovat.
- Každý stát by měl usilovat o vybudování účinného
vnitrostátního systému meziknihovních výpůjčních
služeb, neboť tento systém je podstatnou součástí
infrastruktury mezinárodních meziknihovních
výpůjčních služeb.
- Pokud je to možné, měly by být místo výpůjček
původních dokumentů poskytovány jejich kopie nebo
mikrofilmy.
- Zasílání a vracení dokumentů má být co
nejrychlejší. Tam, kde je to možné, mělo by být
využíváno letecké pošty.
- Všechny zúčastněné instituce - žádající
knihovna, jakékoliv mezičlánky i poskytující
knihovna - mají žádanky vybavovat rychle a pečlivě.
- Je třeba vypracovat a osvojit si standardní a
jednoduché postupy, zejména při žádání dokumentů
a při nárokování úhrady výdajů.
Směrnice
Poznámka: termín "meziknihovní
výpůjční služby" je používán dále i ve smyslu
zasílání jakýchkoli forem kopií namísto originálů.
1. Všeobecné ustanovení
Každá knihovna by měla v souladu s celostátně
přijatými předpisy využívat co nejúčinnějších metod
při zjišťování dostupnosti žádaných dokumentů a při
předávání požadavků.
Komentář
Pro většinu uživatelů má prvořadý
význam rychlost vyřízení požadavku. Je třeba vynaložit
veškeré úsilí na uplatňování pracovních postupů, které
jsou jednoduché a časově nenáročné. Vyřizování
požadavků na mezinárodní meziknihovní výpůjční služby
trvá často déle, než vyřizování požadavků
vnitrostátních, proto je nezbytné pracovní postupy
zjednodušit v zájmu jejich zrychlení. Všechna sdělení mají
být jasná, jednoznačná a čitelná, aby se předešlo
nedorozumění z důvodu jazykových bariér.
2. Národní ústředí mezinárodních
meziknihovních výpůjčních služeb
2.1 Každá země (v případě federativního
uspořádání každý jednotlivý stát nebo provincie) by měl
mít ústředí, které plní aktivní úlohu v mezinárodních
meziknihovních výpůjčních službách. Jeho hlavní funkce by
měly být tyto:
a) působit jako ústředí pro příjem požadavků ze
zahraničí a pro jejich předávání knihovnám svého
státu, pokud není možný nebo obecně přijatý přímý
přístup k fondům;
b) působit jako ústředí pro předávání požadavků
knihoven svého státu do zahraničí, pokud není možný
nebo obecně přijatý přímý přístup;
c) poskytovat, pokud je třeba, pomoc při bibliografickém
ověřování požadavků s cílem zajistit, aby požadavky
zasílané do zahraničí měly požadovanou úroveň;
d) shromažďovat statistické informace o mezinárodních
meziknihovních výpůjčních službách v rámci svého
státu a tyto údaje pravidelně zasílat Úřadu pro
mezinárodní meziknihovní výpůjční služby IFLA.
2.2 Ústředí mezinárodních meziknihovních
výpůjčních služeb mohou a (kde je to možné) mají
vykonávat též tyto funkce:
a) plnit úlohu koordinátora vnitrostátních
meziknihovních výpůjčních služeb;
b) působit jako hlavní národní ústředí pro budování,
kontrolu a aktualizaci souborných katalogů;
c) mít přímý přístup k významným knihovním fondům
svého státu;
d) poskytovat informace o mezinárodních meziknihovních
výpůjčních službách;
e) nést odpovědnost za plánování, rozvoj a kontrolu
účinného vnitrostátního systému meziknihovních
výpůjčních služeb, pokud tuto funkci neplní
přiměřeným způsobem jiná instituce.
Komentář
2. Stanovení nebo zřízení národních ústředí
vykonávajících funkce podle bodu 2.1 a 2.2 se důrazně
doporučuje, neboť se jedná o nejvýkonnější a
nejúčinnější způsob plnění těchto funkcí. V těch
státech, kde takové národní ústředí nebylo stanoveno ani
zřízeno,se doporučuje:
2.1a Vydávat co možná nejobsažnější
informativní příručky, které by usnadnily směrování
požadavků ze zahraničí.
2.1b V případě výpůjček originálů by měly jednotlivé
knihovny převzít odpovědnost za to, že před odesláním
požadavků do zahraničí ověří nedostupnost dokumentů z
fondů knihoven vlastní země. Viz dále bod 3.4.
2.1c Nadále je třeba na národní úrovni shromažďovat
statistické údaje nezbytné pro sledování vývojových
trendů a efektivity mezinárodních meziknihovních
výpůjčních služeb.
2.1d Má-li země bez národního ústředí dostát svým
závazkům a efektivně vyřizovat požadavky ze zahraničí,
musí důsledně dodržovat zásady koordinace. Koordinační
orgán může plnit některé z funkcí národního ústředí.
3. Postup při žádání dokumentů
3.1 Všechny písemné požadavky by měly být na
formulářích schválených IFLA, pokud knihovna, jíž jsou
požadavky zasílány, nestanoví jinak. Požadavky předávané
dálnopisem nebo elektronickou poštou by měly odpovídat
přijatým normám.
3.2 Aby se do zahraničí neposílaly neúplné nebo nepřesné
požadavky, měla by žádající knihovna pečlivě ověřit
bibliografické údaje žádaného dokumentu a uvést, pokud je
to možné, pramen citace. Kde je to nutné nebo vhodné ověří
nebo doplní bibliografické údaje národní ústředí.
3.3 Žádající knihovny by měly vést evidenci všech
požadavků a každá z nich by měla mít vlastní pořadové
číslo.
3.4 Před odesláním požadavků o výpůjčky dokumentů do
zahraničí je třeba svědomitě prověřit jejich skutečnou
nedostupnost na území vlastního státu. Přechodně
nedostupné, tj. vypůjčené dokumenty by se měly
prostřednictvím mezinárodních meziknihovních výpůjčních
služeb vyžadovat pouze ve výjimečných případech.
Komentář
Požadavky výpůjčky by měly obvykle
procházet národním ústředím. Jedině tak lze zjistit, zda
je požadovaný dokument na území státu skutečně
nedostupný. V opačném případě by byly výpůjčky ze
zahraničí neúměrně nákladné. Může nastat situace, kdy je
jednodušší, levnější a rychlejší požadovat dokument
přímo ze zahraničí (např. je-li známa jediná lokace
dokumentu mimo území vlastního státu), nicméně i v tomto
případě by mělo být národní ústředí informováno.
Požadavky o kopie lze, je-li to účelné, zasílat přímo
zahraničním knihovnám, přičemž se nemusí nutně jednat o
knihovny země původu dokumentu.
3.1 Pokud je to možné, měly by být formuláře
vyplňovány psacím strojem.
3.2 Neúplné požadavky jsou příčinou zpoždění a
mohou být vráceny k dalšímu ověření.
3.3 Tam, kde je požadavek neúplný z toho důvodu, že
žádající knihovna nemá dostatek bibliografických pramenů k
jeho ověření, mělo by požadavek před jeho odesláním
ověřit národní ústředí.
3.4 Nejsou-li národní souborné katalogy výpůjčních
fondů všeobecně dostupné, odpovídá za ověřování
nedostupnosti příslušné národní ústředí.
3.5 Za prostředky rychlého vybavování požadavků na
mezinárodní meziknihovni výpůjční služby se považují:
letecká pošta, telex, telefax, přímý přenos
prostřednictvím výpočetní techniky a elektronická pošta.
4. Postup při poskytování dokumentů
4.1 Každá země odpovídá zejména za zpřístupnění
své národní tiskové produkce prostřednictvím
mezinárodních meziknihovních výpůjčních služeb. Žádný
stát ani knihovna nemají za povinnost žádaná díla
poskytovat, měly by nicméně zaměřit veškeré úsilí na to,
aby požadavky ze zahraničí byly uspokojeny.
4.2 Dokumenty by měly být zaslány přímo žádající
knihovně, pokud není z administrativních důvodů výslovně
požadováno, aby byly zaslány národnímu ústředí.
4.3 Všechny zapůjčené dokumenty by měly být zřetelně
označeny názvem knihovny, do jejíhož majetku patří.
4.4 Zásilky s dokumenty odesílanými jako vyřízení
požadavků by měly být zřetelně označeny textem:
INTERNATIONAL LOANS BETWEEN LIBRARIES.
4.5 Knihovny by neměly požadavky ze zahraničí vyřizovat
déle než týden (resp. dva týdny, jedná-li se o obtížně
zpracovatelné požadavky), poté by měly žádaný dokument
poskytnout nebo vrátit žádanku národnímu ústředí či
žádající knihovně.
4.6 Není-li možno požadavek vyřídit, je třeba to ihned
oznámit žádající knihovně.
4.7 Předpokládá-li se, že se vyřízení žádanky zdrží,
měla by být o tom žádající knihovna okamžitě
informována.
Komentář
4.1 Zvlášť se zdůrazňuje odpovědnost
každého státu za poskytování děl národní tištěné
produkce: bez přijetí této odpovědnosti je vážně ohrožena
jak dostupnost, tak pohotovost poskytování dokumentů. Tato
odpovědnost je podstatnou součástí Všeobecné dostupnosti
publikací (UAP)
4.4 Zřetelné označení vnějšího obalu zásilky je nutné
proto, aby se předešlo problémům s celním odbavením.
4.5 Za obtížně zpracovatelné požadavky se považují ty,
které vyžadují důkladnější bibliografické ověření, a
požadavky, pro jejichž vyřízení je třeba zhotovit kopie
dokumentů většího rozsahu (např.mikrofilmy knih).
4.6+4.7 Neinformuje-li požádaná knihovna žádající
knihovnu o své neschopnosti požadavek vyřídit, zdržuje tak a
znejisťuje proces jeho uspokojení. Země bez národního
ústředí by měly nevyřízené požadavky předávat co
nejrychleji jiným knihovnám. Nelze-li zajistit rychlý oběh
požadavků, měly by se ihned vrátit žádající knihovně.
5. Podmínky poskytování dokumentů
5.1 Při poskytování kopií musí žádající i
poskytující knihovna respektovat všechna ustanovení
autorskoprávní ochrany.
5.2 Dokumenty půjčené v knihovně v originále mají být
využívány v souladu s obvyklými předpisy, pokud
poskytující knihovna neurčí jiné podmínky.
5.3 Pro zasílání dokumentů by se měl využívat co
nejrychlejší způsob poštovní přepravy.
Komentář
5.3 Je zřejmé, že v některých
případech není možno použít leteckou poštu, i když je to
žádoucí, neboť náklady s tím spojené nemůže převzít
ani žádající, ani poskytující knihovna. Využívání
rychlé poštovní přepravy se nicméně naléhavě doporučuje:
zdlouhavá přeprava může některé knihovny vést k
odmítání poskytovat výpůjčky a nepříznivě tak ovlivnit
uspokojování uživatelů.
6. Výpůjční lhůta
6.1 Výpůjční lhůta má být ve všech
případech specifikována a jasně stanovena; je obvykle jeden
měsíc, přičemž se nepočítá doba, nutná pro odeslání a
vracení dokumentů. Knihovna, která dokumenty poskytuje, může
stanovenou lhůtu prodloužit nebo zkrátit.
6.2 Žádost o prodloužení výpůjční lhůty má být
zaslána s předstihem, aby ji poskytující knihovna obdržela
před uplynutím stanovené lhůty.
7. Postup při vracení dokumentů
7.1 Při vracení vypůjčených dokumentů by se mělo
použít co nejrychlejších způsobů poštovní dopravy.
Zásilky by měly být označeny textem: INTERNATIONAL LOANS
BETWEEN LIBRARIES.
7.2 Knihovny, které dokumenty vracejí, by měly dodržet
všechny zvláštní podmínky týkající se balení, evidence
apod., stanovené poskytující knihovnou.
7.3 Dokumenty mají být vráceny poskytující knihovně,
pokud není zvlášť dohodnuto jejich vrácení národnímu
ústředí.
Komentář
7.2 Zvláštní podmínky se mohou týkat
speciálního balení dokumentů z křehkých materiálů nebo
evidence vzácných dokumentů.
8. Příjem
Pokud není dohodnuto jinak, příjem dokumentu
ani jeho vrácení se poskytující knihovně nepotvrzuje.
9. Odpovědnost za ztrátu nebo škodu
Od chvíle, kdy knihovna odešle dokument žádající
knihovně, až do doby jeho vrácení přebírá obvykle
odpovědnost za každou ztrátu nebo způsobenou škodu
žádající knihovna, která uhradí poskytující knihovně
plnou odhadní cenu této ztráty nebo škody, včetně
vzniklých administrativních výdajů, pokud je jejich úhrada
požadována.
Komentář
Je v zájmu všech zúčastněných zajistit
pro přepravované dokumenty přiměřené obaly. Nároky na
náhradu poškozených nebo ztracených dokumentů uplatňované
poskytujícími knihovnami nelze považovat za oprávněné,
pokud při odesílání použily nevhodné obaly. Předpokládá
se, že poskytující knihovny budou napomáhat při pátrání
po dokumentech ztracených či poškozených během poštovní
přepravy.
10. Úhrada výdajů
Procedury spojené s vybíráním poplatků a úhradou
výdajů by měly být co nejjednodušší. Úhrada má být
požadována nebo od ní může být upuštěno na základě
vzájemné dohody mezi dvěma státy nebo zúčastněnými
knihovnami. Mělo by být upuštěno také od úhrady výdajů
mezi národními ústředími nebo jednotlivými knihovnami,
které vzájemně získávají a poskytují přibližně stejné
množství kladně vyřízených požadavků. Od úhrady může
být také upuštěno, jestliže je množství dokumentů
poskytnutých určitému státu nebo knihovně pod hranicí
efektivnosti vybírání poplatků.
Komentář
K zjednodušeným procedurám úhrady výdajů patří:
a) předplatné - národní ústředí nebo knihovny
zakupují předem určitý počet kupónů, které potom v
odpovídajícím počtu zasílají s každou žádankou;
a) depozitní účty - žádající knihovna deponuje u
poskytující určitou částku, ze které se odečítají
poplatky za každý zaslaný dokument;
c) paušální poplatky - neuhrazují se náklady na
jednotlivé úkony, ale průměrné náklady; nebo se
používá uhrazování poplatků, jejichž výše je
odvozena od určitého limitovaného počtu zpracovaných
jednotek.Obě metody lze kombinovat se systémem
předplatného nebo depozitních účtů.
Úhrady výdajů provádějí národní
ústředí, která mohou žádat náhradu od knihoven svého
státu, nebo přímo knihovny, které si půjčují mezinárodní
meziknihovni výpůjční službou, a to v závislosti na vžité
praxi státu, který služby poskytuje. Podmínky poskytujících
knihoven vztahující se ke způsobu úhrady nákladů -
formulované jasně a jednoduše - je nutné bezpodmínečně
respektovat.
Úhrada výdajů za výpůjčky originálů a za poskytování
kopií může být v praxi různá: dva státy nebo skupina
států se např. mohou dohodnout, že upustí od úhrady za
výpůjčky originálů, nikoliv však za poskytování kopií.
11. Statistika
Knihovny vykonávající mezinárodní meziknihovní
výpůjční služby by měly vést statistiku o počtu
požadavků, které obdrží od knihoven jiných států, o
počtu požadavků, které samy zašlou, a o počtu kladně
vyřízených žádanek v obou případech. Tyto statistické
údaje by měly být každoročně předávány národnímu
ústředí nebo národní asociaci k odeslání do Úřadu pro
mezinárodní meziknihovní výpůjční službu IFLA.
Komentář
Ke statistickým údajům, které by se měly shromažďovat,
patří:
1. Celkový počet požadavků zaslaných do zahraničí a
počet těch, které byly vyřízeny
a) výpůjčkou originálu
b)poskytnutímkopie
2. Celkový počet požadavků došlých ze zahraničí a
počet těch, které byly vyřízeny
a) výpůjčkou originálu
b) poskytnutím kopie
Tam, kde není možné shromáždit údaje o všech kladně
vyřízených požadavcích, je možné provést odhad na
základě průzkumu určitého vzorku. Podrobnější výklad
doporučení týkajících se statistiky je uveřejněn v: IFLA
Journal, 3, 1977, č. 2, s. 117-126 (International lending
statistics).
Literatura
1. Interlending Review, 7, 1979, č. 1, s.
14-17. Slovenský překlad v: Čitateĺ, 29, 1980, č. 6,
příloha.
2. Interlending and Document Supply, 12, 1984, č. 4, s. 73.