SMĚRNICE č. 10
ministerstva kultury České socialistické republiky ze
dne 8. července 1969, čj. 10284/69 Sb., o evidenci a
revizi knihovních fondů v knihovnách jednotné
soustavy, ve znění směrnice ze dne 16. srpna 1983,
čj. 12 216/83-II/2*)
*) Reg. v částce 29/1977 Sb. a v
částce 25/1983 Sb.
Ústř. Věstn. ČSR, 1983, č.4, s. 49-52.
Pozn.: materiál "K problematice
evidence a revize knihovnívh fondů v knihovnách zřizovaných
obcemi" je zde, materiál
"Sdělení MK ČR k žádosti o výklad platnosti a
účinnosti zákona č. 563/91 SB. o účetnictví, ve věci
správy, evidence a inventarizace knihovních, archivních a
sbírkových fondů a mobiliářů" zde.
Ministerstvo kultury České socialistické republiky vydává v
dohodě s Českým státním statistickým úřadem,
ministerstvem financí a ostatními zúčastněnými orgány
České socialistické republiky podle § 12 zákona č. 53/1959
Sb., o jednotné soustavě knihoven, tyto směrnice o evidenci a
revizi knihovních fondů v knihovnách jednotné soustavy:
§ 1
Úvodní ustanovení
- Účelem těchto směrnic je úprava způsobu evidence a
revize knihovních fondů knihoven jednotné soustavy,
tj. knih, časopisů, novin, gramofonových desek,
mikrofilmů a všech ostatních druhů tištěné i
netištěné literatury, audiovizuálních a ostatních
informačních materiálů, které byly knihovnou
získány pro plnění jejích úkolů a zařazeny do
jejích fondů.
- Orgány, které knihovny řídí a spravují, a
udržovatelé knihoven odpovídají za řádné
budování, evidenci, zpracování, zpřístupňování a
ochranu knihovních fondů.
§2
Zásady pro evidenci knihovních fondů
Evidovány jsou knihovní jednotky, tj.
každý samostatný svazek knihy, svazek časopisu a
novin, norma, patentový spis, gramofonová deska,
separát, mikrofilm nebo fotokopie knihy, její části,
článku z časopisu a ostatní samostatně vydané nebo
samostatně zhotovené jednotky tištěné i netištěné
literatury, audiovizuálních a ostatních informačních
materiálů s výjimkou materiálů, zpracovávaných
skupinově. U novin a časopisů je knihovní jednotkou
ukončený (výjimečně i neúplný) ročník nebo
svazek. U děl vycházejících postupně po
jednotlivých sešitech je knihovní jednotkou svazek.
Jednotlivá čísla novin a časopisů a jednotlivé
sešity děl takto vydávaných se evidují v pomocné
evidenci (§4). V pomocné evidenci se eviduje rovněž
literatura, získaná za účelem výměny (§5).
Evidence knihovních fondů se provádí
při získávání a vyřazování literatury a týká se
těchto pracovních úseků:
- vedení přírůstkového seznamu,
- pomocné evidence docházejících periodik a
děl, vycházejících v sešitech,
- pomocné evidence publikací získaných a
odesílaných na výměnu,
- vedení seznamu úbytků,
- revize fondů,
- vyřazování literatury,
- nakládání s vyřazenými knihovními
jednotkami.
§ 3
Vedení přírůstkového seznamu
Všechny knihovní jednotky získané
knihovnou pro její knihovní fond se neprodleně
zaznamenávají do přírůstkového seznamu.
Každá knihovna vede pouze jediný
základní přírůstkový seznam. Podle potřeb knihovny
mohou jeho součástí být:
- přírůstkové seznamy dílčích knihoven nebo
poboček,
- přírůstkové seznamy samostatných sbírek
speciálních druhů literatury (například
norem, patentů, mikrofilmů, separátů,
časopisů, brožur časové povahy,
gramofonových desek, informačních materiálů
s omezenou dobou platnosti, skript, učebnic
atd.), pokud jsou knihovnou získávány ve
větším množství a je vhodné, aby tvořily
samostatný fond.
V úvodních údajích přírůstkového
seznamu se uvede jeho částečné vymezení a rozsah. V
úvodních údajích základního přírůstkového
seznamu jsou evidovány zároveň názvy a rozsah
přírůstkových seznamů uvedených v odstavci 2 pod
bodem a) a b), pokud jsou v knihovně zavedeny.
Zápis v přírůstkovém seznamu
obsahuje zpravidla tyto údaje:
- datum zápisu,
- přírůstkové číslo,
- autor, název, místo a rok vydání publikace,
- cena publikace a popřípadě cena vazby,
- odkaz na doklady o příjmu.
Rozsah údajů v přírůstkových
seznamech, uvedených v odstavci 2 pod bodem b) se
přizpůsobí charakteru literatury, popřípadě
způsobu jejího získávání, její omezené časové
platnosti nebo jiným okolnostem. Evidence skupinově
zpracovávaných materiálů (může se týkat
například samostatných fondů drobné firemní
literatury, letáků, separátů apod.) se přizpůsobí
charakteru těchto materiálů a způsobu jejich
odborného knihovnického zpracování.
Forma přírůstkového seznamu musí
umožňovat kontrolu nezaměnitelnosti jednotlivých
záznamů.
§ 4
Evidence docházejících periodik a
děl vycházejících v sešitech
Jednotlivá čísla nebo svazky
běžného ročníku docházejících periodik a děl
vycházejících v sešitech se neprodleně po jejich
dodání do knihovny evidují v pomocné evidenci.
Ukončené ročníky nebo samostatné svazky
docházejících periodik a ukončené svazky děl,
vycházejících v sešitech (knihovní jednotky) se
zapisují do přírůstkového seznamu.
Pomocná evidence docházejících
periodik obsahuje zpravidla tyto údaje:
- název periodika a periodicitu,
- údaje o placení předplatného,
- záznamy došlých čísel nebo svazků a
případně data urgencí.
Pomocná evidence docházejících
periodik se vede zpravidla na samostatných kartách,
uspořádaných abecedně podle názvů periodik.
Obdobným způsobem se v pomocné
evidenci vedou i díla vycházející v sešitech.
§ 5
Evidence literatury získané a
odesílané na výměnu
Neperiodické publikace a kompletní
ročníky nebo svazky periodik získané pro účely
výměny se evidují v pomocné evidenci. Její forma
musí umožňovat kontrolu nezaměnitelnosti
jednotlivých záznamů.
Evidují se zpravidla tyto údaje:
- datum zápisu,
- pořadové číslo,
- autor, název,
- místo a rok vydání,
- odkaz na doklad o příjmu,
- cena publikace a údaje o odeslání,
- komu odeslána.
Knihovny, které získají pro účely
výměny zpravidla větší počet výtisků téže
publikace, evidují odesílání jednotlivých publikací
v samostatné evidenci, vedené na kartách. V tom
případě zapisují do seznamu literatury na výměnu
společně získané výtisky téže publikace souhrnně
s uvedením jejich počtu. Evidenční karty publikací,
odesílaných na výměnu, obsahují zpravidla tyto
údaje:
- pořadové číslo zápisu v seznamu literatury
na výměnu,
- autor, název, místo a rok vydání publikace,
- počet výtisků,
- cena za 1 výtisk,
- komu byly jednotlivé výtisky odeslány a údaje
o odeslání.
Běžná periodika získaná pro účely
výměny se evidují na základě obdržených faktur
formou, jak musí umožňovat kontrolu nezaměnitelnosti
jednotlivých záznamů. Evidují se zpravidla tyto
údaje:
- datum zápisu,
- pořadové číslo zápisu,
- údaje o faktuře.
Běžná periodika odesílaná na
výměnu se evidují na evidenčních kartách. Evidují
se zpravidla tyto údaje:
- název periodika a periodicita,
- pořadová čísla zápisu v evidenci
obdržených faktur za běžná periodika na
výměnu,
- výše ročního předplatného,
- počet objednaných výtisků,
- adresy nebo značky partnerů,
- záznamy odesílaných čísel nebo svazků a
údaj o odeslání v případě, že periodikum
není odesíláno partnerovi přímo
administrací nebo Poštovní novinovou službou.
Součástí této evidence jsou
přírůstková čísla knihovních jednotek,
zařazených do fondu knihovny.
§ 6
Vedení seznamu úbytků
Úbytky knihovních jednotek (ztrátou,
vyřazením, zničením apod.) se zapisují do seznamu
úbytků.
Zápis v seznamu úbytků obsahuje
zpravidla tyto údaje:
- datum zápisu,
- pořadové číslo záznamu,
- přírůstkové číslo a případně i
signatura, autor, název a cena odepisované
knihovní jednotky,
- důvod odpisu s odvoláním na příslušný
doklad, pokud nejde o materiály s omezenou dobou
platnosti.
Jde-li o hromadně odepisovanou
literaturu, sepsanou ve zvláštním seznamu, který
obsahuje údaje, uvedené v předchozím odstavci, lze v
seznamu úbytků uvést pouze odpovídající první a
poslední pořadové číslo seznamu úbytků a odkaz na
příslušný seznam hromadně vyřazované literatury.
Každá knihovna vede pouze jediný
seznam úbytků, jehož součástí mohou být seznamy
úbytků dílčích knihoven, poboček a samostatných
sbírek speciálních druhů literatury, pro které se
vedou přírůstkové seznamy podle § 3 odst. 2. Rozsah
údajů v těchto seznamech úbytků a forma těchto
seznamů se přizpůsobí příslušným přírůstkovým
seznamům.
Spojitost evidenčních zápisů se
zajišťuje uvedením pořadového čísla záznamu
seznamu úbytků v seznamu přírůstkovém.
§ 7
Revize knihovních fondů
Inventarizace knihovních fondů se
provádí formou jejich revize. Účelem revize je
porovnání skutečného stavu knihovních jednotek se
stavem evidovaným za účelem zjištění:
- případného rozdílu mezi oběma stavy,
- nedostatků
- v evidenci knihovních fondů,
- nedostatků v organizaci a uchovávání
knihovních fondů.
Revize se provádí:
- soustavně, a to v rozsahu, uvedeném v
každoročním plánu činnosti knihovny. Rozsah
revizních prací stanoví v souladu s úkoly a
činností knihovny a úměrně potřebám
ochrany knihovních fondů u samostatných
knihoven (samostatná organizace) vedoucí
knihovny, u knihoven, které jsou součástí
organizace, vedoucí této organizace na návrh
vedoucího knihovny (dále jen vedoucí
organizace)*)
*) Při stanovení rozsahu revizních
prací může být jako k orientačnímu
plánovacímu ukazateli přihlédnuto ke
zvyklosti, že úplná revize se zpravidla
provádí v knihovnách do 5000 knihovních
jednotek během tří let, v knihovnách do 100
000 knihovních jednotek během pěti let, v
knihovnách nad 100 000 knihovních jednotek
během deseti let. Pro revize volně
přístupných fondů se prodlužování těchto
lhůt zásadně nedoporučuje. Revize fondů
skladovaných v uzavřených skladištích, zvl.
v knihovně prezenční, může být na základě
příznivých výsledků výjimečně uzavřena i
po zrevidování pouze části knihovního fondu.
- mimořádně, nařídí-li revizi nadřízené
orgány nebo je-li třeba zjistit skutečný stav
(například po mimořádné události,
přemístění knihovny apod.),
- mimořádně při změně pracovníků,
odpovědných podle pracovního řádu knihovny
za knihovní fond. Pokud by tato revize
podstatně omezila provoz knihovny, je možno po
dohodě zúčastněných stran provést pouze
revizi zkrácenou, spočívající v porovnání
celkového počtu knihovních jednotek podle
skutečného stavu a podle evidenčních
podkladů.
Revizi zajišťuje v knihovnách, ve
kterých to rozsah revizních prací vyžaduje, revizní
oddělení. V ostatních knihovnách revizi řídí
nejméně dvoučlenná revizní komise. Předsedu a
členy komise jmenuje vedoucí organizace. Zaměstnanec
pověřený správou skladiště se účastní práce
komise, nemůže však být jejím členem.
O výsledku revize se sepisuje protokol,
ve kterém se uvede zejména:
- rozsah revize (úsek knihovního fondu, který
byl revidován a počet revidovaných knihovních
jednotek),
- doba revize (datum započetí a skončení
revizních prací),
- evidenční podklady, použité při revizi,v
- jména pracovníků, kteří revizi prováděli,
- zjištěné skutečnosti, zvláště případný
nesoulad mezi skutečným a evidenčním stavem.
- Přílohou protokolu je seznam nezvěstných
knihovních jednotek mimo případ, že byla
provedena jenom zkrácená revize podle § 7
odst. 2 bod c) těchto směrnic. Jestliže
současně s revizí bylo zjištěno i
opotřebení knihovních jednotek nebo se
prováděla obsahová prověrka fondu, je další
přílohou protokolu seznam literatury,
navržené k vyřazení (§ 8 odst. 5).
Na základě protokolu revizní komise
zahájí knihovna pátrání po nezvěstné literatuře.
Po vyčerpání všech vhodných možností k nalezení
nezvěstné literatury se pátrání uzavře a vedoucí
organizace rozhodne na podkladě protokolu o revizi a
výsledku pátrání o odpisu ztrát z eventuálních
dalších opatřeních k zlepšení ochrany fondů.
Přesahuje-li výše zjištěných ztrát
přiměřený rozsah, je třeba zjistit a odstranit
jejich příčiny, popřípadě provést další vhodná
opatření pro zlepšení ochrany knihovních fondů.
Orientačním ukazatelem k posouzení přiměřeného
rozsahu ztrát, které vyplývají z rizika činnosti
knihovny a které je proto možno odepsat bez řízení o
náhradě škody, je počet knihovních jednotek,
odpovídající maximálně 0,5 % výpůjček za období
od poslední revize. Tento orientační ukazatel
vychází z předpokladu, že jde o knihovnu, ve které
jsou dodrženy všechny podmínky řádné ochrany
knihovního fondu a která
- půjčuje čtenářům literaturu domů (tj.
není knihovnou prezenční),
- má určitou část fondu volně přístupnou.
Odpovědnost pracovníků knihoven za
náhradu škody na knihovních fondech upravují obecné
předpisy o odpovědnosti za školu způsobenou při
plnění pracovních úkolů nebo přímé souvislosti s
ním. *)
*) §172 a násl. zákoníku práce
§ 8
Vyřazování literatury
Vyřazování literatury je spolu s
doplňováním knihovních fondů součástí jejich
soustavného a plánovitého budování. Podkladem pro
budování knihovních fondů jsou úkoly knihoven
stanovené jejich statutem (kulturně výchovné,
odborné, konzervační, vědecké apod.) a oborová
specializace knihovny. Na tomto podkladě vedoucí
organizace nebo jím pověřený pracovník, který
schvaluje plány doplňování knihovních fondů,
schvaluje i návrhy na vyřazování literatury z
knihovních fondů.
Na základě úkolů knihovny a její
oborové specializace je v knihovnách jednotné soustavy
vyřazována:
- literatura, která neodpovídá odborném
zaměření knihovny a jejím úkolům,
- multiplikáty, event. duplikáty literatury,
která byla z hlediska úkolů knihovny plně
nahrazena novými vydáními nebo novou
literaturou nebo která po obsahové stránce
zastarala a její další uchovávání ve
stávajícím počtu výtisků si úkoly knihovny
nevyžadují.
Ve vědeckých knihovnách je při
vyřazování zpravidla zachovávána úplná historická
návaznost v hlavních oborech zaměření knihovny.
Ve vědeckých a odborných knihovnách,
které neplní úkoly konzervační nebo neshromažďují
literaturu některých oborů v relativní úplnosti a v
knihovnách kulturně výchovného charakteru se
vyřazuje kromě literatury uvedené v § 8 odst. 2
zejména:
- zastaralá agitační literatura časové povahy,
- publikace opotřebované a neúplné nebo
příliš poškozené.
Podkladem pro vyřazování je
vypracování seznamu literatury, navržené k
vyřazení. Návrh připraví komise, jmenovaná
vedoucím organizace. Členy komise mohou být
pracovníci knihovny a pracovníci organizace, jíž je
knihovna součástí. .
O vyřazení literatury rozhoduje na
základě předloženého návrhu vedoucí organizace. Na
základě tohoto rozhodnutí se provede odpis vyřazené
literatury v seznamu úbytků a číslo položky seznamu
úbytků se uvede u příslušného záznamu v
přírůstkovém seznamu. Toto rozhodnutí není třeba u
literatury s omezenou dobou platnosti.
§ 9
Nakládání s vyřazenými knihovními
jednotkami
Orgány, které rozhodují o
vyřazování literatury, jsou odpovědné za správné
nakládání s vyřazenými knihovními jednotkami. Po
zřízení příslušného oborového nebo ústředního
rezervního fondu nabídnou knihovny vyřazenou
literaturu do tohoto fondu.
Není-li zřízen rezervní fond, lze
vyřazené knihovní jednotky
- vyměnit s jinou knihovnou,
- převést do správy jiné organizace,
- prodat antikvariátu,
- prodat občanu,
- odevzdat do sběru, nemají-li žádnou kulturní
hodnotu.
S vyřazenou literaturou lze nakládat pouze v
uvedeném pořadí. Toto ustanovení se nevztahuje na
literaturu s omezenou dobou platnosti.
K nakládání s vyřazenými knihovními
jednotkami podle bodu c), d) a e), pokud jde o duplikáty
a multiplikáty, je třeba u knihoven místní
působnosti vyjádření knihovny organizačně nebo
metodicky nejblíže nadřazené, pokud možno stejného
oborového zaměření. Cílem je, aby bylo zabráněno
kulturním škodám.
O nakládání s vyřazenými knihovními
jednotkami kterýmkoliv ze způsobů uvedených v § 9
odst. 2 musí mít knihovna příslušné doklady.
§ 10
Závěrečná ustanovení
Ministerstvo kultury České
socialistické republiky po dohodě s řídícím
orgánem příslušné sítě může ze závažných
důvodů povolit výjimky z těchto směrnic.
Směrnice nabývají účinnosti dnem 15.
července 1969.*)
*) Ustanovení § 7 odst. 7 nabývá
účinnosti dnem 1. září 1983.
V Praze dne 8. července 1969
|