ÚŘAD PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Havelkova 22, 130 00 Praha 3
Telefon: 221 008 111, Fax 222 718 943

STANOVISKO č. 2/2002
Srpen 2002
 
Zpracovávání osobních údajů v souvislosti s činností knihovny
Právní úprava v této oblasti je dána zákonem č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), ve znění pozdějších předpisů. Knihovní zákon je ve vztahu k zákonu č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), zákonem zvláštním.
Vzhledem k tomu, že ochrana osobních údajů není v knihovním zákoně upravena, je nutno postupovat podle zákona o ochraně osobních údajů. Ke zpracování osobních údajů je nutný souhlas subjektů údajů. Bez tohoto souhlasu může správce zpracovávat osobní údaje, pokud je splněn některý z předpokladů § 5 odst. 2 písm. a) – f) zákona o ochraně osobních údajů. Z hlediska minimálního rozsahu nezbytného k dostatečnému určení fyzické osoby (čtenáře) stačí nepochybně jméno, příjmení, adresa a datum narození. Rodné číslo je již v tomto smyslu údajem nadbytečným a jeho použitím dochází k porušení § 5 odst. 1 písmene d) zákona o ochraně osobních údajů: „shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu“. Rodné číslo vzhledem k jeho charakteru osobního identifikátoru je možno používat v těch případech, kdy právní předpisy jeho zpracování konkrétně předpokládají. Toto však není případ zpracování u knihoven, neboť výše uvedený zvláštní zákon zpracování osobních údajů vůbec neupravuje.
Správce musí mít ke zpracování jiných než citlivých údajů souhlas podle § 5 odst. 5 zákona o ochraně osobních údajů: „Souhlasem podle odstavce 2 však nemohou být dotčeny povinnosti uvedené v odstavci 1 písm. c) a g) . Ze souhlasu musí být patrné, v jakém rozsahu je poskytován, komu a k jakému účelu, na jaké období a kdo jej poskytuje. Souhlas může být kdykoliv odvolán, pokud se subjekt údajů se správcem výslovně nedohodne jinak. Tento souhlas musí správce prokázat po dobu zpracování osobních údajů, k jejichž zpracování byl dán souhlas“.

Při zpracování osobních údajů o klientech (čtenářích) knihoven se vztahují na správce příslušná ustanovení, zejména § 4, § 5, § 9, § 11, § 13, § 16 a § 20, zákona o ochraně osobních údajů.

Oznamovací povinnost podle § 16 se ve smyslu ustanovení § 18 zákona o ochraně osobních údajů nebude vztahovat na zpracování osobních údajů,
a)  které jsou součástí evidencí veřejně přístupných,
b) jejichž zpracování je správci uloženo zákonem, nebo kterých je třeba k uplatnění práv  
    vyplývajících ze zvláštních zákonů,
c) prováděné politickými stranami, politickými hnutími, odborovými organizacemi, církvemi,              náboženskými společnostmi, občanskými sdruženími, popřípadě jinými právnickými osobami nevýdělečné povahy, které sledují politické, filozofické, náboženské nebo odborové cíle, pokud zpracovávají osobní údaje o svých členech a tyto údaje slouží pro jejich vnitřní potřebu.

V případě b) je nutné uvést konkrétní zvláštní zákon a jeho ustanovení, které povinnost správci (knihovně) zpracovávat osobní údaje přímo ukládá, případně ze kterého vyplývají práva, k jejichž uplatnění je zpracování osobních údajů potřebné.