Mezinárodní sdílení zdrojů a dodávání dokumentů: Principy a postupové směrnice

Překlad z původního dokumentu IFLA International Lending and Document Delivery: Principles and Guidelines for Procedure

Dokument ve formátu .pdf (119 kB) ke stažení

Poprvé odhlasováno organizací IFLA v roce 1954
Zásadní revize 1978, s úpravami v roce 1987
Zásadní revize 2001                                                                                                            
Revize únor 2009

Podílení se na přístupu k fondům jednotlivých knihoven je zásadní součástí mezinárodní spolupráce mezi knihovnami. Tak jako žádná knihovna nemůže být soběstačná v uspokojení všech informačních potřeb svých uživatelů, tak ani žádná země nemůže být soběstačná. Poskytování výpůjček a dodávání kopií mezi knihovnami z různých zemí je důležitá a zásadní složka meziknihovního výpůjčkového (ILL) procesu.
Následující principy a směrnice nemají váhu nařízení, neboť si každá země určuje způsoby, jakými sdílí své zdroje a poskytuje mezinárodní výpůjčky a dodávání dokumentů. Nicméně je zde silný apel, aby jednotlivé země použily tyto směrnice jako základ pro své mezinárodní výpůjčky. Tyto principy chrání zájmy všech knihoven a stanovují doporučený způsob pro poskytování dokumentů.

Předkládáme osm zásadních principů a každý je podpořen řadou směrnic.

Termíny jako půjčování, vzájemné vypůjčky a meziknihovní výpůjční služby, a termíny jako dodávání dokumentů a poskytování dokumentů jsou používány zaměnitelně.

Principy a postupové směrnice

1. Národní zodpovědnost

Každá země by měla přijmout zodpovědnost za poskytování kopií svých vlastních publikací kterékoli další zemi a to půjčením, reprodukcí či dalším odpovídajícím způsobem. To se vztahuje na materiály publikované od současnosti a pokud možno i na materiály starší.

1.1. Každá země má speciální zodpovědnost poskytovat své vlastní národní tiskoviny knihovnám jiných zemí. Pojem všeobecné dostupnosti publikovaných materiálů (UPA) spočívá na tomto principu. Tato zodpovědnost by měla být pohotově přijata všemi zeměmi.

1.2. Žádná země ani knihovna nejsou povinny dodat požadovanou publikaci, ale měla by být vyvinuta přiměřená snaha uspokojit mezinárodní požadavky.

1.3. Zvláštní snaha o všeobecnou dostupnost publikací (UAP) by měla být uplatňována při vyřizování žádostí knihoven z méně rozvinutých zemí.

1.4 Veškeré komunikace by měly být vedeny jasným a jednoduchým jazykem, aby se předešlo nedorozuměním a jazykovým bariérám.

2. Národní meziknihovní systém sdílení zdrojů

Každá země by měla vyvinout účinný a účelný národní meziknihovní systém sdílení zdrojů, protože ten vytváří základ mezinárodní spolupráce v oblasti sdílení zdrojů.

2.1. Doporučení pro vytvoření účelného a účinného národního systému sdílení zdrojů nejsou předmětem těchto směrnic. Zájemci se mohou obrátit na Model National Interlibrary Loan Code (Model kódu pro národní meziknihovní službu), který byl také vypracován organizací IFLA. Tento kód obsahuje základní požadavky vytvoření národního sytému.

3. Národní pravidla pro mezinárodní systém sdílení zdrojů

Každá země by měla mít národní pravidla pro mezinárodní sdílení zdrojů a dodávání dokumentů z vlastních fondů. Národní knihovna, národní knihovnická organizace či jiná velká instituce, poskytující meziknihovní služby, by je měly uvést do širokého povědomí odborné veřejnosti. Tato pravidla by měla být snadno  dostupná  na webových stránkách těchto institucí. Měla  by explicitně vyjádřit  výhody a přednosti národního a globálního sdílení zdrojů, měla by doporučovat nejlepší postupy a podporovat meziknihovní soudržnost a spolupráci bez ohledu na organizaci knihoven v jednotlivých zemích.

3.1. Je-li v zemi národní středisko pro meziknihovní výpůjční službu a dodávání dokumentů, pak by národní pravidla měla být vypracována se zaměřením na toto centrum. Kde takovéto středisko není, zodpovědnost jasně spočívá na národní knihovně, na národní koordinační instituci, či na velkých organizacích, poskytujících meziknihovní služby.

3.2. Všechny knihovny v zemi, které se podílejí na mezinárodním systému sdílení zdrojů a dodávání dokumentů, by si měly být národních pravidel vědomy a pracovat podle nich.

3.3. Národní pravidla pro mezinárodní systém sdílení zdrojů by měla být poskytnuta všem zahraničním knihovnám, skrze národní knihovnu (včetně vystavení na webových stránkách knihovny) nebo další instituce poskytující tuto službu, nebo skrze jednotlivé knihovny, které dostávají požadavky ze zahraničí. Podobně by všechny velké knihovny měly poskytnout knihovnám žádajícím výpůjčky svá pravidla o vyřizování zahraničních objednávek.

3.4. Národní pravidla by měla stanovit, zda zahraniční požadavky bude posílat národní středisko, pokud existuje, a také mohou-li jednotlivé knihovny poslat své požadavky do zahraničních knihoven přímo.

3.5. Podobně by mělo být v národních pravidlech jasné, zda by přicházející požadavky měly být poslány do národního střediska, pokud existuje, a do jaké míry jednotlivé knihovny budou přijímat a vyřizovat zahraniční požadavky. Publikace IFLA Guide to Centres of International Lending (Seznam center pro mezinárodní výpůjčky) a Guide to Centres of International Document Delivery (Seznam center pro mezinárodní dodávání dokumentů) uvádí instituce, které by měly být kontaktovány při první pochybnosti.

3.6. Všechny knihovny v zemi by se měly snažit o jednotný postup při vyřizování zahraničních požadavků proto, aby poskytovaly účinné a účelné mezinárodní meziknihovní  služby.

3.7. Kterákoliv knihovna nebo instituce uvedená v bodu 3.1 se může ujmout vedení národního systému; tato instituce by měla vynaložit veškerou autoritu, úsilí a podporu ve prospěch interoperability systému, ať na národní nebo mezinárodní úrovni.

4. Zasílání požadavku

Knihovny poskytující výpůjčku (dožádaná knihovna) by měly přijmout požadavek zaslaný v jakémkoli formátu, pokud je to možné. Žádající knihovny by si měly být vědomy skutečnosti, že ne všechny formáty budou přijatelné pro všechny knihovny. Přesnost by měla být dodržena ve všech bodech procesu.

4.1. Žádající knihovna by měla, je-li to možné, využívat elektronických možností pro meziknihovní výpůjční služby.

4.2. Požadavky zaslané elektronickou poštou, faxem, nebo jiným rychlým způsobem by měly být v souladu s dohodnutými standardy, jako jsou IFLA Guidelines for Email Requests (IFLA Směrnice pro požadavky zaslané elektronickou poštou), IFLA Fax Guidelines (IFLA Směrnice pro požadavky zaslané faxem), nebo ISO ILL Protokol.

4.3. Požadavky zaslané na papírových formulářích by měly být na IFLA Request Forms (IFLA Žádankách), nebo na jiných formulářích autorizovaných IFLA.

4.4. Pokud výpůjčka originálu či specifického druhu kopie je důležitá, mělo by to být na žádance uvedeno.

4.5. Pokud je požadována výpůjčka originálu, žádající knihovna by se měla před odeslaním žádanky ujistit, že žádný výtisk požadovaného materiálu neexistuje v její vlastní zemi.

4.6. Neúplné a nepřesné citace způsobují zdržení a musejí být někdy vraceny k dalšímu zjišťování. Ověřování a případné bibliografické podrobnosti o požadovaném materiálu jsou zodpovědností žádající knihovny.

5. Dodávání materiálu

Rozhodnutí, zda poskytnou náhradní kopii či zapůjčit originál, spočívá na dožádané knihovně. Každá země by měla brát v potaz technické možnosti žadatele při zpřístupňování dodaných materiálů.

5.1 Dožádaná knihovna by měla materiál zaslat či odpovědět tak rychle, jak je to možné a nejrychlejších dostupným způsobem.

5.2 Dokumenty by měly být poslány přímo do žádající knihovny, pokud není výslovně stanoveno, že se musejí posílat přes národní středisko.

5.3 Všechny materiály by měly být zřetelně opatřeny jménem knihovny, z jejíchž sbírek materiál pochází.

5.4 Dožádaná knihovna by měla být velkorysá při stanovení výpůjční lhůty a měla by brát na zřetel dobu potřebnou pro poštovní služby.

5.5 Pokud dokument nemůže být dodán, důvod pro nedodání by měl být uveden srozumitelně a v rámci možností co nejpodrobněji. Knihovny by měly pro tento účel používat The IFLA multilingual list of ILL Response Codes (IFLA vícejazyčný seznam MMVS kódovaných odpovědí).

6. Autorské právo (Copyright)

Autorské právo dodávající země musí být respektováno. I když materiál vyžádaný zahraniční knihovnou může spadat pod 'fair use' (patřičné užívání) nebo 'fair dealing' (patřičné zacházení) ustanovení, dožádaná knihovna musí upozornit žádající knihovnu na jakékoli restrikce v oblasti autorského práva.

6.1. Tyto směrnice týkající se autorského práva a mezinárodní výpůjční služby jsou v souladu s IFLA Position Statement on Copyright in the Digital Enviroment (Prohlášení IFLA o autorském právu v digitálním prostředí). Knihovny by se měly s tímto prohlášením seznámit.

6.2. Každá dožádaná knihovna by měla znát autorská práva své země a pracovat v jejich mezích. Dále by dožádaná knihovna měla seznámit žádající knihovny se všemi příslušnými informacemi týkajícími se autorského práva.

6.3. Půjčování a omezené kopírování z důvodu výzkumu nebo soukromého studia spadají většinou pod výjimky v mezích národních legislativ o autorském právu. Dožádaná knihovna by měla žádající knihovnu informovat o těchto výjimkách.

6.4. Žádající knihovna by měla respektovat autorské právo země dožádané knihovny.

6.5. Každá dožádaná knihovna se musí řídit pravidly schválenými její organizací, jež mohou případně omezovat používání elektronických zdrojů při MVS transakcích.

6.6. Knihovny by měly znát IFLA/CLM Licenční principy (IFLA/CLM Licensing Principles), když uvažují o MVS z licencovaných zdrojů.

6.7. Dožádaná knihovna není povinna podílet se na službách, které umožňují dodávání materiálů s poplatkem za autorské právo.

7. Zodpovědnost za vypůjčený materiál

Žádající knihovna přebírá zodpovědnost za vypůjčené dokumenty od okamžiku, kdy výpůjčka opustí dožádanou knihovnu do chvíle, kdy se v pořádku vrátí. Pro dodávání a vracení dokumentů by knihovny měly používat rychlé a bezpečné cesty.

7.1. Výpůjčky by měly být baleny a označeny dožádanou i žádající knihovnou tak, aby vyhovovaly celním předpisům. Dožádané i žádající knihovny jsou odpovědny za znalost současných celních předpisů týkajících se zahraničních výpůjček.

7.2. Žádající knihovna musí zajistit používání originálních dokumentů v souladu se svým normálním výpůjčním řádem,  pokud si ovšem dožádaná knihovna nevyhradí jiné podmínky.

7.3. Žádající knihovna je povinna zajistit bezpečné zabalení, zřetelné označení a přiměřené pojištění vraceného dokumentu.

7.4. Materiály by měly být vráceny co nejrychlejším dostupným způsobem. Pokud je to možné, měla by být využívána letecká pošta.

7.5. Od okamžiku, kdy knihovna odešle výpůjčku žádající knihovně, až do chvíle návratu, je žádající knihovna zodpovědná za ztrátu či poškození. Žádající knihovna je dožádané knihovně zodpovědná za náhradu ztráty nebo za plné zaplacení odhadnuté ceny, za náhradu či poškození, včetně administrativních poplatků, pokud budou vyžádány.

7.6. Žádající knihovna by měla požádat o prodloužení výpůjční lhůty včas, před jejím vypršením. Pokud nepřijde žádná odpověď, lze předpokládat, že prodloužení bylo povoleno. Pokud je dožádané knihovně známo, že prodloužení není pro zahraniční výpůjčku možné, měla by to žádající knihovně sdělit při dodání dokumentu.

8. Poplatky a platby

Rozhodnutí, zda účtovat poplatek za transakce záleží pouze na jednotlivé knihovně. Knihovna, která se rozhodne transakce účtovat, by se měla snažit, aby účtování plateb bylo co nejjednodušší.

8.1. Manipulační poplatky mohou být stanoveny nebo zrušeny na základě dohody mezi dvěma spolupracujícími knihovnami.

8.2. Žádající knihovny by měly dát najevo svoji ochotu (neochotu) zaplatit (stanovit nejvyšší částku, kterou jsou schopny a ochotny platit) v okamžiku zaslání požadavku. Je-li poplatek vyšší než udaná nejvyšší částka, dožádaná knihovna není povinna požadavku vyhovět.

8.3. Dožádané i žádající knihovny si musejí být vědomy možných omezení, která regulují národní autorské právo a poplatky za dodané kopie.

8.4. Navrhované zjednodušené metody placení obsahují:

Předplacení formou IFLA Voucher schéma (IFLA Voucher Scheme), podle něhož si knihovny dopředu nakoupí vouchery a pošlou dohodnuté množství s každým požadavkem.  Knihovny se také mohou rozhodnout zaslat vouchery po vyřízení požadavku a vrácení dožádané knihovně.

• Depositní účty žádající knihovny, z nichž si dodávající knihovna vybírá určitou částku za každý dodaný dokument.
• Paušální poplatky tam, kde byla stanovena průměrná nebo jednotná cena za dokument. Tato metoda může být kombinována s předplatným nebo depositními účty.

Revize březen 2009

Jindřiška Pospíšilová