Rizika spojená s dobrovolnictvím v knihovně a jak je eliminovat
Riziko nepřipravenosti knihovny
Při zavádění dobrovolnictví je vhodné raději pomalu, postupně a v jednotlivých krocích připravit knihovnu i její dobrovolníky. Přípravě je třeba věnovat čas i pozornost a neriskovat zbytečné zklamání ze strany pracovníků knihovny i ze strany dobrovolníků a tím i případný nezdar zavádění dobrovolnictví do organizace. V takovém případě se přínos dobrovolníků může změnit ve svůj opak.
Předem je proto vhodné v knihovně:
- s podporou vedení knihovny vytvořit malý pracovní tým, který se zabývá přípravou zavádění dobrovolnictví; zajistit si spolupráci kolegů z knihovny, kde mají s dobrovolnictvím delší zkušenost, příp. s nevládní organizací pracující s dobrovolníky;
- seznámit všechny zaměstnance knihovny s dobrovolnictvím a s možností zavádění dobrovolnictví do knihovny, provést výběr zainteresovaných oddělení a předběžný výběr činností vhodných pro dobrovolníky; vybrat vhodného koordinátora a vyjasnit jeho kompetence;
- ujasnit si požadavky na dobrovolníky (potřebujeme nějak omezit věk dobrovolníků? potřebujeme nezbytně u dobrovolníků nějaké specifické dovednosti či vědomosti? atd.);
- připravit potřebnou administrativu (smlouvy s dobrovolníkem, možnost pojištění dobrovolníka, BOZP, u větší knihovny také návrh směrnice).
Pro dobrovolníky připravit:
- vhodnou činnost - zajímavou, smysluplnou; může být i neatraktivní, ale smysluplná s jasnou vazbou na konkrétní cíl;
- materiální zázemí - potřebný materiál pro výkon práce, prostor pro činnost, prostor pro odkládání věcí atd.;
- naplánování počátečního výcviku dobrovolníka (koordinátor seznamuje s posláním i prostředím knihovny, vysvětlí náplň práce a její návaznosti, zajišťuje asistenci, výcvik na jednotlivých pracovištích může - dle velikosti knihovny - zajistit kontaktní člověk z pracoviště);
- systém pobídek pro udržení dobrovolníků a jejich motivaci.
Riziko úrazu dobrovolníka
Knihovna, která přijímá dobrovolníka, je povinna seznámit ho s pracovištěm a informovat o případných zdravotních a bezpečnostních rizicích spojených s plněním přidělených prací i o způsobech ochrany před případným nebezpečím. Poučení o BOZP je šikovné vtělit do smlouvy s dobrovolníkem (možné i jako samostatná příloha); pokud se malá knihovna rozhodne pro formu ústní smlouvy s dobrovolníkem, doporučujeme alespoň BOZP ošetřit písemně. Vždy je také vhodné zvážit pojištění dobrovolníka (úrazové pojištění a pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dobrovolníkem i škodu způsobenou dobrovolníkovi při výkonu jeho činnosti; s pojišťováním dobrovolníků má zkušenosti např. Hasičská vzájemná pojišťovna a.s.).
Riziko kontaktu s citlivými údaji uživatelů knihovny
Při celé řadě dobrovolnických aktivit nevzniká riziko kontaktu dobrovolníka s citlivými údaji uživatelů knihoven. V těch zbývajících případech je nutné uvedené riziko vhodně ošetřit. Např. tím, že součástí smlouvy s dobrovolníkem je i prohlášení o mlčenlivosti (může být i formou přílohy smlouvy). Nezbytné je také dobrovolníky předem správně informovat a to nejlépe na zaškolení/výcviku, které činnost dobrovolníků předchází. Pokud má knihovna zpracovaný kodex dobrovolníka, mělo by případné riziko být ošetřeno i tam.
Riziko ztráty dobrovolníka
Schopný a loajální pracovník je nejdůležitějším článkem knihovny. Toto platí nejen pro zaměstnance, ale i pro dobrovolníky knihovny. Letité zkušenosti s dobrovolníky v nevládních organizacích svědčí o tom, že snadnější je dobrovolníky získat, než si je udržet. Aby knihovna neztrácela své schopné a již zapracované dobrovolníky, kteří pomáhají zajišťovat šíři jejich služeb, je vhodné dodržovat následující doporučení:
- důležité je dobré začlenění dobrovolníka do organizace, proto hned v začátku se snažte:
- zjistit, co dobrovolníka zajímá a co by chtěl u vás dělat;
- zjistit, jaké má schopnosti a co umí (nedávat úkol, který je nad síly dobrovolníka, který mu nesedí atd.);
- porovnávat představy dobrovolníka s činností knihovny, neopomeňte vysvětlovat;
- jasně vyjádřit, kdo je za co odpovědný;
- přidělit dobrovolníkovi konkrétní úkol, který bude umět a chtít dělat;
- od počátku dejte dobrovolníkovi pocítit, že jeho práce je pro vás důležitá;
- vytvořte mu podmínky pro práci;
- při zadání úkolu vysvětlete, jak se dá postupovat, příp. začněte společně;
- nediktujte způsob, jak má věci dělat, nechte mu i volné pole ohraničené osobní odpovědností;
- poskytujte mu zpětnou vazbu, starejte se o jeho rozvoj, povzbuzujte a motivujte k dalším úkolům;
- nevyčítejte dobrovolníkovi případné chyby, ale pomožte mu je napravit.
Prosím nezapomínejte - dobrovolník je v knihovně dobrovolně, má právo úkol odmítnout.
