Projekt "Benchmarking knihoven"

Benchmarking knihoven je projekt, který se zaměřuje na srovnání výkonu a činnosti veřejných knihoven (obecních a krajských) v České republice a ve Slovenské republice. Cílem projektu je zjistit, jaké jsou slabé a silné stránky knihoven a jakým způsobem by mohly být vylepšeny. Základním východiskem hodnocení knihoven jsou statistická data z formuláře KULT. Projekt se zaměřuje na různé oblasti činnosti knihoven, jako jsou služby pro uživatele knihoven, ekonomická efektivnost, technologie používané v knihovnách a další. V rámci projektu jsou srovnávány různé ukazatele, jako je počte vypůjčených knih, počet návštěvníků nebo počet zaměstnanců a to vždy ve vztahu k počtu obyvatel obce, ve které knihovna působí. Projekt byl zahájen v roce 2006 a od roku 2012 k němu přistoupily i slovenské veřejné knihovny.

Databázi benchmarking knihoven provozuje NIPOS ve spolupráci s Národní knihovnou ČR a Slovenskou národní knihovnou. V roce 2023 byla zpřístupněna v novém formátu, který významně rozšiřuje možnosti porovnávání činnosti knihoven.

Vstup do databáze Benchmarking knihoven
https://www.benchmarkingknihoven.cz/

Zde se mohou noví zájemci o vstup do projektu Benchmarking knihoven přihlásit a zaregistrovat.

Benchmarking knihoven 2024 - webinář 31. 5. 2024 - záznam na YouTube

Benchmarking knihoven 2024 - webinář 31. 5. 2024 (.pdf, 3,6 MB)

Benchmarking knihoven 2024 - registrace a první přihlášení do databáze (.pdf, 1,1 MB)

Benchmarking knihoven - vkládání dat za rok 2023 - záznam na YouTube

Benchmarking knihoven - vkládání dat za rok 2023 - prezentace (.pdf, 1,3 MB)

Příručka pro práci s databází Benchmarking knihoven 2023 - říjen

Spolupracující knihovny

• české knihovny
• slovenské knihovny

Seznam indikátorů

Podmínky účasti v projektu Benchmarking knihoven

1. Přihlásit se jako účastník projektu a dodržovat dohodnutá pravidla.
2. Mít zájem, motivaci a také určitou odvahu ke vzájemnému srovnávání. Nemá smysl vstupovat do benchmarkingu čistě formálně. Výsledky srovnání mohou přinést některá nepříjemná zjištění, která by měl být chápána především jako výzva pro budoucí zlepšení.
3. Poskytnout souhlas pro práci s daty. Souhlas se vztahuje jak pro NIPOS, Národní knihovnu ČR a Slovenskou národní knihovnu, které provádí veškeré analýzy, tak i na všechny účastníky projektu, kteří mohou využívat data pro své hodnocení.
4. Každý účastník tohoto projektu je povinen nakládat s daty v souladu s GDPR. Osoby s účastníkem spolupracující jsou povinny nakládat s daty v souladu s GDPR, za dodržování požadavků GDPR. Ze strany spolupracujících osob ručí za dodržování požadavků GDPR každý jednotlivý účastník projektu.
5. Nepoužívat data jiných knihoven bez souhlasu. Zveřejnění některých výsledků může být někdy citlivé, proto platí zásada, že ten, kdo chce publikovat data o jiných knihovnách, si musí zajistit jejich souhlas ke zveřejnění nebo data anonymizovat.
6. Neumožnit vstup do databáze benchmarkingu osobám nebo institucím, které nejsou účastníky projektu.
7. Spolupracovat s účastníky projektu při vzájemném poznávání. Jedním z cílů projektů je navázání kontaktů s jinými knihovnami a vzájemná diskuze s ostatními knihovnami o dosažených výsledcích.
8. Být připraven poskytnout účastníkům informace a know-how o své činnosti.
9. Poskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další údaje o své činnosti.

Jak vstoupit do projektu - Benchmarking knihoven

Registrace knihovny provedete na stránce https://www.benchmarkingknihoven.cz/. Vstup na hlavní stránku projektu a do databáze je umožněn pouze na základě individuálně přiděleného hesla.

• Při vstupu na https://www.benchmarking knihoven.cz/ budete vyzváni k vyplnění krátkého formuláře. Po jeho vyplnění obdržíte nejdéle do tří dnů heslo, které si uschovejte. Evidenční číslo uvádějte jako prosté číslo bez lomítka a roku přidělení čísla!
• Při označování typu knihovny platí, že za krajské knihovny jsou považovány pouze ústřední knihovny kraje, tj. knihovny s krajskou působností.
• Po přihlášení a vložení hesla klikněte na horní záložku "Zapojené knihovny". Rozbalený seznam seřaďte podle abecedy a podle názvu obce/města si najděte svou knihovnu. V řádku na pravé straně (sloupec "Akce") klikněte na tlačítko "Formulář". Otevře se vám vstupní formulář pro uložení dat zadaný rok. V naprosté většině vyplňujete údaje z Ročního výkazu o knihovně (Kult (MK) 12-01), případně postupujte podle návodu. Pokud v letošním roce vstupujete do benchmarkingu poprvé, máte možnost vložit do databáze zpětně i data od roku 2012.
• Dříve, než se pustíte do vyplňování formuláře, zjistěte si údaje, které nejsou uvedeny ve statistickém výkazu. Jedná se o:

• počet dětí do 15 let v obci/městě, viz Pokyny pro sběr dat
• roční provozní doba knihovny pro veřejnost,
• celkové roční výdaje zřizovatele (obec, město, kraj) v daném roce.
• České knihovny mají vyplnění formuláře usnadněno tím, že budou mít k dispozici svá data vyplněná ve statistickém výkazu. Prosíme o jejich pečlivou kontrolu. Knihovny poskytující regionální funkce musí odečíst výkony spojené s regionálními funkcemi a údaje opravit!
• Data potřebná pro benchmarking jsou ukládána pomocí formuláře, který je přímo propojen s celkovou statistickou databází NIPOS. To umožňuje snadnější a pružnější kontrolu dat. Na některých místech vstupního formuláře jsou nastaveny kontroly, které vás upozorní na chyby.
• Po vyplnění nebo opravě údajů formulář odešlete stisknutím tlačítka “ULOŽIT”. Při dalším přihlášení se budete moci opět podívat na svá data a také je případně ještě opravit. Při jakékoliv změně nezapomeňte formulář uložit.
• Vstupní formulář odešlete nejpozději do 20. 6. 2023.
• Pokud budete mít jakékoliv problémy, napište nám: české knihovny: lucie.machackova@nkp.cz, vit.richter@nkp.cz; slovenské knihovny: iveta.kilarova@snk.sk
• Váš e-mail bude zařazen do elektronické konference "měření", budete tak průběžně informováni o všech novinkách týkajících se projektu. Adresa pro zasílání zpráv do konference je mereni@cvut.cz, kam můžete zasílat své zkušenosti, dotazy a náměty.

Pokyny pro sběr dat

1. Obsluhovanou populaci, respektive počet obyvatel a počet dětí do 15 let uvádějte podle databáze MV ČR dostupné z https://goo.gl/RoYCUn. Zde si stáhněte soubor "Informativní počet občanů ČR ve všech obcích, v obcích 3. typu a v městských částech" případně "Informativní počet cizinců s pobytem (nad 90 dní) v obcích a městských částech vybraných obcí" za daný kalendářní rok. Příklad výpočtu počtu dětí do 15 let: v obci je celkem 4 500 obyvatel, mužů 15+ = 1750, žen 15+ = 1800. Výpočet: 4500 - (1750 + 1800) = 950 dětí do 15 let.
   Neopisujte mechanicky údaj z minulého roku!
   Slovenská republika:
   Počet obyvateľov a počet detí do 15 rokov k 31. 12. 2022 doplní riešiteľka projektu za SNK podľa aktuálnych údajov ŠÚ SR k 31. 12. 2022. V príslušných okienkach uveďte 111.
2. Knihovny, které vykonávají regionální funkce (RF), prosíme o odečtení všech výkonů a finančních prostředků souvisejících s RF! Např. rozsah přírůstku a knihovního fondu, příjmy a výdaje knihovny, počet pracovních úvazků apod. Toto ustanovení platí pro české knihovny.
3. Průměrný přepočtený stav pracovníků – uveďte s jedním až dvěma desetinnými místy. Desetinné místo oddělujte čárkou.
4. Prosíme o důkladné ověření především ekonomických dat, která nám působí největší problémy při srovnání s jinými knihovnami!
5. Příjmy (výnosy) celkem v Kč – veškeré příjmy (výnosy) knihovny (tržby za vlastní výkony a zboží, příspěvky, dotace a granty na provoz od státu, kraje a obce a dalších subjektů, od zahraničních subjektů včetně EU).
6. Příspěvek na provoz knihovny od zřizovatele – uvádí se částka, která je určena na běžný provoz knihovny. NEUVÁDÍ se finanční prostředky získané ze zvláštních účelových dotací, grantů apod. V jedné částce se uvádí součet všech příspěvků, dotací a grantů na provoz knihovny z rozpočtu zřizovatele.
7. Zvláštní dotace, granty, projekty, dary, sponzorské příspěvky, ostatní provozní výnosy – v jedné částce se uvádí součet všech příspěvků, dotací a grantů na provoz knihovny získaných od jiných subjektů než je zřizovatel, tj. to, co získáváte NAVÍC ke svému běžnému rozpočtu. Do této částky se NEZAHRNUJE příspěvek na běžný provoz knihovny ani dotace na výkon regionálních funkcí!
8. Tržby za vlastní výkony v Kč – veškeré tržby z vlastních výkonů a zboží z hlavní i hospodářské činnosti. Nejčastějším zdrojem příjmů jsou registrační poplatky, sankční poplatky, prodej tiskových kopií apod.
9. Výdaje (náklady) na hlavní činnost – veškeré výdaje vynaložené na provoz knihovny.
10. Osobní náklady – součet částek na mzdové náklady (mzdy, OON), náklady na zdravotní a sociální pojištění, zákonné sociální náklady a ostatní (jiné) sociální náklady.
11. Náklady na pořízení knihovního fondu celkem – souhrn veškerých výdajů za všechny dokumenty zakoupené knihovnou během sledovaného roku do knihovního fondu a na výměnu dokumentů.
12. Náklady na pořízení licencí na elektronické zdroje – náklady na úhradu licencí na elektronické informační zdroje. Nezapočítávají se zde výdaje spojené s automatizovanými knihovními systémy (nákup nových modulů, přechod do vyšší verze atd.). Jedná se o náklady na provoz databází, jako jsou Anopress, ASPI a mnohé další.
13. Pro orientaci uvádíme průměrné hodnoty podílu některých výdajů a příjmů na rozpočtu knihovny – pokud některé vaše údaje výrazně překračují uvedené proporce, podívejte se, zda jste použili správné údaje:

Osobní náklady	kolem 60 %
Výdaje na knihovní fond	10 až 15 %
Získané granty a dotace	do 5 %
%vlastních příjmů	zpravidla do 10 %

14. Celkové roční výdaje zřizovatele (obec, město, kraj) v daném roce - zahrnuje provozní (běžné) výdaje, investiční (kapitálové), příp. splátky úvěrů a půjček. Údaj lze získat ze závěrečného účtu obce/města za příslušný rok. Vždy se jedná o skutečnost k 31.12. Zprávy o hospodaření obce či města najdete na jejich webové stránce. Pokud obec/město nebude mít údaj ještě k dispozici, použijte údaj z předchozího roku a v průběhu roku ho pak opravte.
15. Roční provozní doba knihovny pro veřejnost – je nutné provést propočet podle níže uvedených instrukcí. Než začnete vyplňovat formulář, udělejte si propočet tohoto údaje, pokud si nebudete s něčím jisti, ozvěte se!
16. Na konci formuláře je krátký dotazník Internetové služby. Zde zatrhnete služby, které vaše knihovna poskytuje/poskytuje. Mezi těmito otázkami jsou otázky na počet elektronických zdrojů – uveďte prosím pouze číslo (tedy počet el. zdrojů, které vaše knihovna poskytuje). V případě, že je neposkytujete uveďte do pole číslo “0”.
17. Věnujte zvýšenou pozornost vyplnění všech polí formuláře, pokud zůstanou některá pole prázdná, systém nebude schopen provést výpočet daného ukazatele a zároveň dojde ke zkreslení průměrných hodnot ukazatelů za všechny zapojené knihovny.
18. Jestliže budete mít problémy s vyplněním nebo připomínky, na konci formuláře je k dispozici prázdné pole pro poznámky.