Stanovisko týkající se rozsahu osobních údajů v evidencích knihoven
JUDr. Josef Nejedlý
náměstek předsedy Úřadu pro ochranu osobních údajů
pro kontrolu, právo a legislativu
V Praze dne 30. července 2001
Č.j.: 7297/480-01/OLP
Vyřizuje: JUDr. Václav Bartík
Vážený pane,
Úřad pro ochranu osobních údajů obdržel dne 8. června 2001 Váš dopis, týkající se rozsahu osobních údajů v evidencích knihoven ve vztahu k zákonu č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění (dále jen "zákon").
Zákon obecně stanoví, že správce, a knihovny správci osobních údajů nepochybně jsou, je povinen shromažďovat osobní údaje odpovídající stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu (§ 5 odst. 1 písm. d) zákona). Zákon také uvádí, že zásadně lze zpracovávat osobní údaje jen se souhlasem subjektu údajů. Případy, kdy lze osobní údaje zpracovávat, což je v souladu s ustanovením § 4 písm. e) zákona i shromažďování osobních údajů, a to i bez souhlasu subjektu údajů, jsou v zákoně přesně definovány.
Je skutečností, že činnost knihoven, tedy především půjčování knih, je upravena zvláštním zákonem. Tím je zákon č. 53/1959 Sb., o jednotné soustavě knihoven (knihovnický zákon), a několika podzákonnými normami, zejména vyhláškou ministerstva školství a kultury č. 51/1963 Sb., o evidenci knihoven jednotné soustavy, # atd, nepočítaje v to několik směrnic či pokynů ministerstva, která však nemají charakter obecně závazného právního předpisu.
Knihovnický zákon a dokonce ani prováděcí předpisy neříkají nic o rozsahu osobních údajů, které je knihovna oprávněna shromažďovat o čtenářích, výpůjčitelích. Je tedy zřejmé, že se může jednat jen o prostou evidenci osobních údajů v nezbytně nutném rozsahu, vedoucí k identifikaci výpůjčitele. Z hlediska práva se tak nepochybně jedná o konkludentně uzavřenou smlouvu o výpůjčce podle § 659 a násl. občanského zákoníku. Občanský zákoník pak sám ani neobsahuje náležitosti identifikace smluvních stran, jen z obecných ustanovení se dá dovolit, že občan musí být mj. způsobilý k uzavírání smluvních vztahů.
Protože tedy ani zvláštní zákony, jimiž se řídí knihovny ve své činnosti, nic neříkají o rozsahu osobních údajů nutných k vedení evidence o výpůjčitelích, platí ustanovení § 4 písm. e) zákona (nezbytně nutný rozsah). Za nezbytně nutný rozsah osobních údajů vedoucích k identifikaci subjektu údajů je pak podle názoru Úřadu, publikovaného již i v jiných souvislostech, jméno, příjmení a adresa bydliště, a v případech, kdy by se na jedné adrese mohla zdržovat i osoba stejného jména a příjmení, pak ještě rok narození. Každý další osobní údaj, vedoucí k identifikaci subjektu údajů, by bylo nutno v daném případě považovat za nadbytečný.
Pokud však knihovny běžně evidují i rodná čísla, což mimo jiné vyplývá z Vašeho dotazu znamená to, že tak mohou činit jen se souhlasem subjektu údajů, když takový souhlas musí mít náležitosti uvedené v § 5 odst. 5 zákona. Knihovnám tak také vzniká oznamovací povinnost podle § 16 zákona, protože žádný z liberačních důvodů uvedených v § 18 zákona nelze pro takovéto zpracování aplikovat.
Za zmínku pak ještě stojí skutečnost, že vzhledem k výše popsanému právnímu stavu, a obecně uložené povinnosti knihoven knihy půjčovat, nelze odmítnout žádost o výpůjčku knihy žadateli jen proto, že nebude ochoten sdělit knihovně své rodné číslo či další osobní údaje. Žádný právní předpis totiž nezakládá knihovnám právo a výpůjčiteli povinnost sdělovat jakékoliv osobní údaje mimo základní identifikaci tak, aby mohla de facto být uzavřena smlouva o výpůjčce.
Jsme samozřejmě ochotni po předchozí telefonické dohodě o problému s Vámi diskutovat. Od schůzky však lze očekávat snad jen podrobnější vysvětlení, nikoliv však změnu stanoviska a postupu Úřadu, který je při aplikaci zákona povinen postupovat v souladu s právním řádem.
S pozdravem
Podpis
